Documenten en bestanden

Klik op de Documenten tab links op het scherm. Zo komt u in het Documentenveld. Het Documentenscherm is op dezelfde manier ingedeeld als het Processenscherm. Links vindt u de boomstructuur en rechts het canvas met de inhoud van het geselecteerde onderdeel in de boomstructuur.

 

Documenten en bestanden invoeren

Er zijn een aantal manieren om documenten of bestanden in te voeren:

  1. Tekenen met behulp van de tekenwerkbalk en het canvas: u sleept het gewenste icoon van de tekenwerkbalk naar het canvas. Door het document Nieuw_document_1227873388   of bestand   icoon naar het canvas te slepen, maakt u respectievelijk een nieuw document of bestand. Als u op het icoon klikt,  kunt u deze een naam geven.
  2. Klik met de rechtermuisknop in het boomstructuurscherm en vervolgens op Nieuw document of Nieuw bestand.

 

Het belang van een goede toelichting

Toelichtingen die bij documenten worden geschreven, komen alleen voor op het Documentenoverzicht. Wel genereert de Sensus-software automatisch de processtappen bij dit document. Het kan zinvol zijn een bepaald stramien aan te houden bij het schrijven van toelichtingen voor documenten. Voorbeeld:

  • Doel van het document (waartoe dient dit document?)
  • Beheer van het document (afdeling of zelfs een functie)
  • De status van het document (in ontwerp, bestaand, nieuw te maken)

Tip:

het invoeren van toelichtingen bij een In- of  Uitvoer Document-Icoon in de procesflow is iets anders dan een toelichting in het scherm Documenten. In de laatstgenoemde toelichting worden volledige specificaties van het gehele document opgenomen. Toelichtingen bij de iconen dienen aan te geven wat er op dat moment in dat proces met het betreffende document dient te gebeuren. Documenten kunnen tenslotte in meerdere processen voorkomen en in het ene proces een ander doel dienen dan in een ander proces. De toelichting bij het betreffende document in de procesflow dient dus de specifieke eigenschappen van dat document op dat moment te beschrijven. Met deze toelichting onderscheidt het document zich op die plek van datzelfde document op een andere plek.

 

Documenten aan processen koppelen

Om een document aan een proces te koppelen, gaat u naar het Processen scherm (Processen tab helemaal links van het scherm).

  • Selecteer in het canvas een icoon van het type In- of Uitvoerdocument en klik rechtsonder op het kleine document icoontje. U kunt nu selecteren welk document u wilt koppelen.

hf_DocumentKoppel

  • Een tweede manier om een document te koppelen is in het “Icoon kenmerken” veld rechts van het layout-scherm, daar staat een selectievak onder de naam document. In dat veld staan alle beschikbare documenten die u heeft aangemaakt. Maak hieruit een keuze, zodat het icoon gekoppeld wordt aan een bepaald document.

document icoon kenmerk

Opmerking

Het proces waarbij een document is ingevuld, zal worden vermeld in de standaardoutput Documentenoverzicht.

 

Documenten aan bestaande bestanden koppelen

Om een bestaand bestand aan een document te koppelen, doet u het volgende:

  1. Klik in het canvas op het document of selecteer in de boomstructuur het document dat u wilt koppelen aan een bestand.
  2. Sleep het document icoon Nieuw_bestand_1227873376 vanaf de balk in het canvas. In het “Icoon Kenmerken” veld kunt u nu een naam opgeven en de locatie van het te koppelen bestand. De locatie kunt u direct opgeven of ernaar “browsen” door op   te drukken.

Boom document bestand                     koppel document bestand

 

Zoeken in gekoppelde bestanden

Dit kan met behulp van de Indexeerfunctie. Wanneer U deze functie gebruikt, kunt U deze bestanden in het project en op de dynamische webviewer  betrekken bij de zoekfunctie.

1. Check het project waarin documenten staan die geïndexeerd moeten worden exclusief uit
2. Ga naar het tabblad Documenten in het Multi user project.
3. Klik het bestand onder een document aan dat moet worden geïndexeerd.
4. Onder de icoon kenmerken staat nu een optie: Indexeer. Vink deze optie aan.
5. Klik op Projectversie definitief maken onder Project in de menubalk.
6. Klik op het tabblad van de conceptversie nadat de versie definitief gemaakt is.
7. Ga naar het Multi user menu en check het project exclusief in.
8. Er verschijnt nu een venster waarin gevraagd wordt of U de documenten wilt (her-)indexeren. Klik op “Ja”.

De documenten in het Multi user project zijn nu geïndexeerd en bij het zoeken in de webviewer wordt ook gezocht in de inhoud van de documenten.