Documentpaden wijzigen

Documenten verhuizen naar een andere map of schijf

Wanneer de documenten verhuizen naar een andere server of naar een andere map is het niet nodig om voor alle bestanden de paden handmatig te veranderen. Er zijn 2 oplossingen voor:

  • Ga naar Projectinstellingen –> Projectcontrole. Hierin wordt onder Documenten extern aangegeven welke bestanden Sensus niet kan vinden. Selecteer hier alle documenten die niet gevonden kunnen worden en klik op de knop Repareer locatie… . Hier kan men aangeven waar de documenten nu staan. Vervolgens gaat de Sensus-software de paden van de documenten zelf corrigeren.
  • Ga naar Project –> Projectinstellingen  en kies daar de tab Documentpaden. Hier kan men aangeven hoe het “oude”pad vertaald moet worden naar het “nieuwe” pad. Deze optie wordt ook gebruikt voor andere doeleinden. Zie voor een uitgebreide beschrijving hieronder.

 

Documenten kunnen niet worden gevonden

Het komt voor dat gekoppelde bestanden binnen de webviewer niet geopend kunnen worden. U krijgt dan de melding ‘The file is not available on this server‘. Meestal ligt de oorzaak in de locatie van de gekoppelde bestanden ten opzichte van de Sensus Server Software (MS Sql en My Sql). Deze software wordt namelijk vaak op een applicatie server geïnstalleerd terwijl de bestanden op een geheel andere server zijn opgeslagen.Wanneer u het bestand dan binnen de Sensus-software koppelt, zal de locatie altijd beginnen met iets als C:documentenmap of J: etc. Wat er vervolgens gebeurt bij klikken op een dergelijk bestand in de webviewer is dat de Server Software op haar eigen server naar die bestandslocatie gaat zoeken. De J: van de applicatieserver is echter niet de locatie waar ook de bestanden zijn opgeslagen. Een oplossing is om in plaats van J: de servernaam bij bestandslocaties in te vullen. Dit wordt dan SERVERNAAMSHAREMAP , waarbij de sharemap de folder is waar de bestanden zijn opgeslagen (Bijvoorbeeld bedrijfsdocumenten). Het is echter niet handig om dit telkens voor elk bestand te moeten doen, zeker niet wanneer deze bestanden op meerdere servers terug te vinden zijn. Om die reden is er in de Sensus software  de mogelijkheid om de standaard Documentpaden in te voeren. Dit menu staat onder Project > Projectinstellingen…

hf_documentpaden_menu1
Binnen het menu dat nu verschijnt kiest u de tab Documentpaden. U krijgt dan het volgende
menu:

Om een documentpad toe te voegen volgt u dan de volgende stappen:

  1. Klik links onder in het menu op Toevoegen.
  2. Er verschijnt dan een nieuwe regel om een documentpad en mapping in te vullen (meestal is er de eerste keer al één voor u aangemaakt).
  3. Klik in de kolom Documentpad in de regel. Typ nu de verwijzing waarvoor u de servernaam wilt gebruiken. Dit is dan de locatieverwijzing die genoemd wordt als u een bestand koppelt via de gebruikelijke weg (in het voorbeeld is dit S:).
  4. Klik nu in de regel onder Mapping. Vul hier de servernaam + de gedeelde folder in (SERVERNAAMSHAREMAP). Uw systeembeheerder weet meestal wel wat deze verwijzing dient te zijn.
  5. Indien u meer padverwijzingen wilt toevoegen kan dat op dezelfde wijze. Wanneer u klaar bent klikt u op Toepassen.

Wanneer u nu een bestand op de gebruikelijke wijze koppelt, zal er automatisch naar de juiste server en servermap verwezen worden. U hoeft dit dus niet meer aan te passen bij het bestand zelf. In de dynamische webviewer zal het bestand nu geopend worden.

LET OP: Denk er aan om na het wijzigen van documentpaden het project in te checken! Tevens kan het noodzakelijk zijn om de lees- en schrijfrechten voor de gedeelde map aan te passen, zodat bekijkers van de webviewer en tevens de Server software ook toegang hebben tot de bestanden.

 

Wat te doen als het gebruik van documentmapping niet werkt?

Het kan voorkomen dat bovenstaande werkwijze geen directe oplossing biedt. In dat geval bestaat er een alternatief om document koppelingen werkend te krijgen.

Situatie

  1. In bepaalde situaties openen de documenten niet aangezien er geen rechten zijn voor de Senus server op het netwerk.
  2. In een opzet met DFS (distributed file system) werken de aliassen niet.

Hierbij is er een mogelijkheid om onder een aangelogd account de sensus server te starten en te draaien:

  1. De sensus server wordt gestart d.m.v. een command prompt waarbij de verificatie op het netwerk onder de aangelogde gebruiker plaatsvindt
  2. Men ondervindt hierbij geen problemen meer om de documenten te opnenen.

Hierbij dient het account op de server ten allen tijde actief te blijven. LET OP: Aangezien dit in elke situatie vereist dat de aanroep van de Sensus server aangepast wordt, zijn dit custom oplossingen. Deze worden niet als standaard dienst door de Sensus-methode aangeboden. Neem hiertoe contact op met u IT afdeling.