Open het scherm “Afdelingen en functies” door op de tab “Afdelingen en functies” te klikken aan de linkerzijde van het scherm. Voor het toevoegen van afdelingen, assistent afdelingen en functies zijn er verschillende manieren.
Methode 1.
- Voeg met de knop
een afdeling toe door deze naar het canvas te slepen. Deze knop vindt u aan de linkerkant van het canvas. Afhankelijk van waar u het icoon “loslaat” in de boomstructuur wordt daar de afdeling gecreëerd. Wanneer u het icoon naar een andere afdeling sleept wordt er een nieuwe afdeling gecreeërd onder deze bestaande afdeling. - Voeg met de knop
een assistent afdeling toe door deze, op dezelfde manier als een nieuwe afdeling, naar het canvas te slepen. - Voeg met de knop
een functie toe aan de geselecteerde afdeling door deze naar het layoutscherm te slepen naar een afdeling. - Schrijf desgewenst een toelichting bij de functie, dit doet u in het toelichting tekstvak in het “Icoon eigenschappen” veld.
Methode 2.
Afdelingen, assistent afdelingen en functies kunnen ook worden toegevoegd met behulp van de rechtermuisknop en de boomstructuur aan de linkerzijde van het scherm. U klikt dan met de rechtermuisknop op de afdeling waar u een afdeling of functie aan wilt toevoegen en in het daarop verschijnende menu klikt u op de gewenste actie.
Opmerkingen
- Bij algemene processen kan het voorkomen dat iedereen verantwoordelijk is. Daarvoor kan de afdeling “Algemeen” worden ingevoerd met als functie “Medewerker”.
- Klanten en leveranciers kunnen worden ingevoerd bij een fictieve afdeling “Externen”.
Afdelingen en functies koppelen
Om afdelingen en functies te koppelen aan processen en activiteiten gaat u naar het scherm “Processen”. Per icoon (niveau: Hoofdproces, Proces en Activiteit) kan worden aangegeven welke functie daarvoor verantwoordelijk is. Hiervoor zijn 2 mogelijkheden:
- Selecteer het betreffende icoon en klik links onder op het poppetje. Nu kunt u de functie en de afdeling selecteren die verantwoordelijk is voor deze actie/computeractie/process.
- Selecteer het betreffende icoon en ga naar het “Verantwoordelijke functie” gedeelte van het “Icoon eigenschappen” veld rechts op het scherm.
- Nu kunt u het volgende doen:
- Vul in het veld Afdeling de afdeling in die verantwoordelijk is voor de geselecteerde Activiteit/Proces/Hoofdproces.
Vul in het veld Functie de functie in die verantwoordelijk is voor de geselecteerde Activiteit/Proces/ Hoofdproces.
Wanneer in het veld Afdeling een afdeling wordt ingevuld of veranderd, dan wordt de lijst met functies in het veld Functie bijgewerkt.