Exporteren naar PDF

Met deze functie kunnen rapporten worden gegenereerd in PDF opmaak. Er zijn vijf soorten rapporten mogelijk die u kunt exporteren:

Procesflow rapport.
Mixed proces rapport.
Processchema.
Functiebeschrijvingen rapport.
Documenten overzicht.

U opent het exportscherm voor rapporten door achtereenvolgens op Rapporteer/Publiceer –> PDF print te klikken, of door in de horizontale knoppenbalk op de exporteerknop te klikken en dan Print / PDF te kiezen.

Proces flow rapport

Hier kunt u rapporten genereren die informatie bevatten over door u gekozen procesflows.

Links ziet u een procesflow selectiescherm, waar u kunt selecteren wat er in het rapport moet komen. Als u bijvoorbeeld een hele organisatie wilt terugzien in uw rapport, dan vinkt u de gewenste organisatie aan. Automatisch zullen dan alle onderliggende hoofdprocessen en processen worden aangevinkt. Als u wilt dat slechts één proces terugkomt in uw procesflow rapport dan vinkt u dat proces aan.

Het genereren van procesflow rapporten kan op drie detailniveaus:

Managementinformatie: Als u deze optie selecteert, wordt er een rapport gegenereerd met informatie die nuttig is voor het management. Er wordt dan uiteindelijk een rapport gegenereerd waarin de geselecteerde processen worden vermeld met hun toelichtingen.
Procesbeschrijving: Deze optie geeft specifieke procesinformatie over een bepaald (hoofd)proces of de gehele organisatie.
Handleiding: Deze optie genereert een handleiding voor een bepaald proces of hoofdproces, of natuurlijk voor de gehele organisatie.

Er is nog een aantal opties die het rapport beïnvloeden. Deze gelden ook voor andere typen PDF exports:

U kunt kiezen of er in het rapport een flowweergave zichtbaar moet zijn van de geselecteerde processen, bijvoorbeeld:

Geen flow: Er zal geen flow zichtbaar zijn in het rapport.
Procesflow: De procesflows zullen getoond worden in het rapport.
Communicatieflow: De communicatieflows zullen worden getoond in het rapport.

U kunt hier tevens aanvinken of de toelichtingen bij de proces- of communicatieflow moeten worden weergegeven.

U kunt de eigenschappen van de iconen die worden gegenereerd in het rapport aanpassen. De opties zijn:

Toon volgnummer.
Toon in zwart/wit.
Toon pictogram met kleurverloop.
Toon pictogram schaduwen.
Toon pictogram met gekleurde randen
Toon Afdelingen en functies

De grafische opties voor de flowweergave zijn identiek aan die voor Word exports. Zie voor meer uitleg hierover het hoofdstuk “Exporteren naar Word”.

PDF Templates

Standaard is er een PDF template aanwezig voor de export naar PDF. Het is mogelijk om zelf een template te maken die gebruikt wordt bij de export. Zie hiervoor het hoofdstuk “Export templates”. Ook onderstaande rapporten maken gebruik van templates.

Mixed proces rapport

Hier maakt u een gemixed procesrapport dat overzichtelijk de procesflows toont die u geselecteerd heeft. De functies en / of toelichtingen worden naast de grafische weergave van het proces getoond. Hierdoor valt de samenhang tussen de verschillende activiteiten gemakkelijker te herleiden.

De wijze van selectie voor de processen die in de export dienen te worden meegenomen is hetzelfde als dat voor een procesflow rapport. Als extra optie voor instellingen kunt u kiezen om alleen de actie toelichtingen te tonen. Toelichtingen bij in-/uitvoerdocumenten, keuzes etc. zullen dan dus niet worden vermeld in de rapportage.

Belangrijk bij dit menu is de selectie van het type template. Deze bepaalt welke informatie er wordt geëxporteerd en hoe deze wordt weergegeven (zie afbeelding, rechts onder in beeld). Zo kunt u kiezen om 2-koloms rapportages te maken, waarbij in de linker kolom de flow van het proces wordt getoond, en in de rechter kolom ernaast de functie en eventueel toelichtingen. Bij een 3-koloms export kunt u ook datasjablonen laten weergeven naast elke activiteit. Afhankelijk van de behoefte en het gewenste detailniveau kan op deze manier worden gevarieerd in de lay-out van de PDF exports.

Processchema rapport

Met deze functie kunt u het processchema, zoals gegenereerd door de Sensus-software, exporteren naar PDF.

Links ziet u een proces selectiescherm, hier kunt u selecteren wat er in het rapport moet komen. Als u bijvoorbeeld een hele organisatie wilt terugzien in uw rapport dan vinkt u de gewenste organisatie aan, automatisch zullen dan alle onderliggende hoofdprocessen en processen worden aangevinkt. Als u wilt dat enkel één proces terugkomt in uw procesflow rapport, dan vinkt u enkel dat proces aan.

Het processchema rapport toont alle activiteiten op basis van hun logische volgorde onder elkaar. Deze worden links in beeld geplaatst. Daarnaast worden dan vervolgens in de middelste kolom de bijbehorende toelichtingen getoond, en in de rechterkolom de verantwoordelijke functie per activiteit. Een dergelijk rapport komt er ongeveer als volgt uit te zien:

Functiebeschrijving rapport

Met deze functie wordt een overzicht gegenereerd van de afdelingen en functies en de bijbehorende taken. De selectie van processen links in het exportmenu is nu vervangen door een selectieveld voor afdelingen en functies.

U kunt de eigenschappen van de iconen die worden gegenereerd in het rapport aanpassen. De opties zijn:

Inclusief functiebeschrijving en sjablooninformatie: Wanneer deze optie aangevinkt staat, worden bij elke afdeling en functie ook de toelichting en eventueel sjablooninformatie getoond.
Inclusief procesbeschrijvingen: Met deze optie aan worden bij elke functie ook de activiteiten vermeld waar de functie verantwoording voor draagt.
Activiteit toelichtingen tonen: Deze optie is alleen zichtbaar wanneer ‘Inclusief functiebeschrijvingen’ is aangevinkt. Hiermee worden niet alleen de activiteiten getoond waarvoor de functie verantwoordelijk is, maar ook de toelichtingen bij deze activiteiten.

U kunt kiezen voor het standaard template door deze aangevinkt te laten, wilt u zelf een template selecteren, dan haalt u het vinkje hier weg en kiest u een template uit het dropdown menu.

Documenten overzicht rapport

Met deze functie wordt een overzicht gegenereerd van de documenten en de bijbehorende beschrijvingen. Per geselecteerd document wordt aangegeven waar deze in welk proces deze gebruikt.

Links ziet u een document selectiescherm, hier kunt u selecteren welke documenten er in het rapport moet komen. Tevens kunt u ervoor kiezen om de document toelichtingen te tonen.