Afdelingen & Functies

Verantwoordelijke afdelingen en functies koppelen

Afdelingen en functies aanmaken

Aan activiteiten binnen processen kunnen verantwoordelijken worden toegekend. Hierdoor wordt direct inzichtelijk wie waarvoor en op welk moment iets in het proces moet uitvoeren. Om verantwoordelijken aan activiteiten te kunnen koppelen dienen deze eerst te worden benoemd in de tab ‘Afdelingen en Functies’.

De tab ‘Afdelingen en Functies’:

Klik in de linkerkolom op ‘Afdelingen en Functies’ (in de treeview). De weergave schakelt nu over naar de beheeromgeving voor het organogram.

 

De interface bestaat uit de volgende componenten:

  • Links in beeld ziet u de afdelingen en functies als hiërarchische boom weergegeven. Door op een onderdeel van deze boom te klikken wordt dit specifieke deel in het canvas weergegeven.
  • In de canvasweergave worden alle afdelingen en functies in een organogramstructuur getoond.
  • Wanneer u een afdeling of functie selecteert zal daarvan rechts in beeld de gedetailleerde informatie worden weergegeven.
  • In de iconenbalk worden de verschillende opties weergegeven om het organogram vorm te geven.

Een organogram creëren:

Om een organogram op te bouwen kunt u standaard gebruik maken van 3 verschillende componenten: Afdelingen, Assistent-afdelingen en Functies.

Standaard zijn er bij nieuwe projecten een afdeling en functie aangemaakt ter illustratie. Deze kunt u verwijderen door ze in het canvas te selecteren en op het ‘kruisje’ in de rechter bovenhoek bij het icoon te klikken.

Afdelingen toevoegen:

  1. Begin met het aanmaken van een Afdeling  dit icoon gebruikt u om een bedrijfsonderdeel uit het organogram te benoemen, zoals bijvoorbeeld de afdeling HRM of Marketing. Klik en sleep een Afdeling icoon vanuit de iconenbalk naar het canvas om deze toe te voegen. (U kunt de naam van de afdeling aanpassen door deze te selecteren en rechts in de icoon kenmerken de naam te wijzigen.)
  2. Onder een Afdeling kunt u elk van de 3 icoontypes toevoegen. U kunt ook een Afdeling op hetzelfde niveau in de hiërarchie toevoegen door deze naast de reeds aangemaakte Afdeling in het canvas te slepen.

Assistent-afdelingen toevoegen:

  1. U kunt ook een Assistent-afdeling onder een Afdeling toevoegen  dit icoon gebruikt u om bijvoorbeeld een stafafdeling aan te geven in uw organogram. Deze ondersteunt de afdeling waaronder ze wordt geplaatst. Klik en sleep het Assistent-afdeling icoon vanuit de iconenbalk op een Afdeling en laat de linker muisknop los. De Assistent-afdeling zal nu met een stippellijn worden aangegeven in de hiërarchie.
  2. U kunt meerdere Assistent-afdelingen onder één Afdeling toevoegen. Onder een Assistent-afdeling kunt u een Afdeling of een Functie toevoegen, maar géén Assistent-afdeling.

Functies toevoegen:

  1. Onder Afdelingen en Assistent-afdelingen kunt u Functies toevoegen  dit icoon gebruikt u om een functie / positie binnen de organisatie aan te duiden, zoals een Salesmanager of Systeembeheerder. Klik en sleep met uw linkermuisknop een Functie op een (Assistent-) Afdeling. De Functie wordt nu onder die (Assistent-) Afdeling toegevoegd.
  2. U kunt meerdere Functies onder een (Assistent-) Afdeling toevoegen. Ook kunt u een Functie op een andere Functie plaatsen. Deze zal dan onder de bestaande Functie worden toegevoegd. Let op: deze Functie zal lager in de rangorde worden geplaatst dan de Functie waarop deze is geplaatst. Met andere woorden: de toegevoegde Functie valt onder het toezicht van de Functie waaronder deze geplaatst is. Dit kunt u terugzien in de niveaus zoals weergegeven in de treeview links in beeld.

U kunt zo veel (Assistent-) Afdelingen en Functies toevoegen als u wilt. Het resultaat is een hiërarchische weergave van alle afdelingen en functies binnen uw organisatie, zowel in de treeview als in de canvasweergave.

LET OP:

  • Het komt voor dat een activiteit binnen een proces door een willekeurige medewerker wordt uitgevoerd, oftewel: de verantwoordelijke over die activiteit wordt bepaald door de specifieke situatie. In dat geval kunt u een Afdeling ‘Algemeen’ naast het organogram toevoegen met een Functie ‘Medewerker’. Dit kan ook voor bijvoorbeeld externe partijen.
  • Wanneer u een Afdeling of Functie verwijdert, zullen alle onderliggende Afdelingen en Functies ook verwijderd worden! Let dus goed op wanneer u een onderdeel van uw organogram verwijdert.

 

 

Afdelingen en functies koppelen aan iconen

Wanneer u het organogram heeft opgebouwd en de functies van uw organisatie hebt benoemd, kunt u deze koppelen aan processen en activiteiten. Ga hiervoor naar de tab ‘Processen’.

U kunt nu voor meerdere niveaus (Hoofdproces, Proces, Activiteit) aangeven wie waarvoor verantwoordelijk is. Op Activiteitenniveau kan dit standaard voor Acties, Computeracties en Procesverwijzingen.

Om een verantwoordelijke functie aan een icoon te koppelen doet u het volgende:

  1. Selecteer in de treeview of in het canvas het icoon waaraan u een functie wilt koppelen.
  2. Klik nu op het ‘Functie’ icoon  links onderin het selectiekader van het icoon in het canvas.
  3. In de pop-up verschijnt nu de hiërarchische weergave van alle Afdelingen en Functies.
  4. Selecteer de gewenste Functie door het selectievakje ervoor aan te vinken.
  5. De Functie is nu aan het icoon gekoppeld. De verantwoordelijke Functie (en eventueel Afdeling) wordt boven het icoon weergegeven.

Opmerkingen:

  • Om een gekoppelde Functie te verwijderen bij een icoon, gebruikt u bovenstaande stappen, maar in plaats van het selecteren van een Functie, de-selecteert u de gekoppelde Functie nu.
  • Wanneer u de gekoppelde Afdelingen en Functies niet boven iconen ziet verschijnen, kan dit te maken hebben met de Modeler-instellingen. Klik in dat geval op het instellingen icoon in de menubalk en activeer ‘toon verantwoordelijke Afdelingen’ en ‘toon verantwoordelijke Functies’.

Gerelateerde artikelen