Bibliotheekfunctie

Project een bibliotheekproject maken:

Om een project een bibliotheekproject te maken klik je in de balk bovenin de designer op bibliotheek
-> stel in als bibliotheekproject. Sla het project na het aanklikken van het vinkje op.

Hierna is het bestand een bibliotheekproject geworden. In het overzicht van de projecten kan je zien welke projecten bibliotheekprojecten zijn door het boekenicoontje.

Synchroniseren met een bibliotheekproject:

Als je een bibliotheekproject hebt aangemaakt kan je deze synchroniseren met projecten welke op dezelfde licentie zijn aangemaakt. In het project waar een koppeling met een bibliotheekproject plaats dient te vinden klik je in de balk bovenin op bibliotheek -> Synchroniseer bibliotheekproject.

Hierna krijg je een scherm te zien met de projecten welke gekoppeld kunnen worden aan het project.

Selecteer of je de concept of de definitieve versie wilt koppelen. Klik hierna op vergelijk.

Je krijgt nu informatie te zien over het project welke je wilt koppelen, in het getoonde veld kan je aangeven wat er meegenomen moet worden als je de koppeling plaats laat vinden.

Als de gewenste informatie is geselecteerd klik je op synchroniseer, hierna wordt de geselecteerde informatie gekoppeld aan het project. De informatie is hierna terug te vinden in het project.

Instellingen voor het synchroniseren:

Voor het synchroniseren van een bibliotheekproject zijn verschillende instellingen welke aangevinkt kunnen worden.

Overschrijf sjabloonvelden:
Deze instelling zorgt ervoor dat de bestaande sjabloonvelden van het project overschreven worden met de sjabloonvelden van het bibliotheekproject.

Synchroniseer gekoppelde items automatisch:
Als deze instelling is aangevinkt worden items welke aan een (bijv. computeractie) gekoppeld zijn ook meegenomen met de synchronisatie.

Synchroniseer gekoppelde processen automatisch:
Door deze aan te vinken worden processen welke gekoppeld zijn via een procesverwijzing meegenomen in de synchronisatie.
Deze instelling gaat maar 1 niveau diep. Als proces A via een procesverwijzing naar proces B verwijst wordt proces B meegenomen met de synchronisatie. Als er in proces B een procesverwijzing staat naar proces C wordt proces C niet meegenomen met de synchronisatie.

Wat doen de blauwe knoppen onderaan?

Voorbeeld:
Na het aanklikken van deze knop wordt er een voorbeeldbestand gedownload. In het voorbeeldbestand is te zien hoe het eindproject eruit gaat zien zonder dat de informatie direct in het project staat.

Synchroniseer:
Deze knop zorgt ervoor dat het bibliotheekproject gekoppeld wordt aan het projectbestand. De informatie welke aangevinkt is wordt hierna in het project gezet.

Synchronisatieschema:
Het synchronisatieschema is een Excelbestand welke aangeeft welke velden worden toegevoegd, aangepast of verwijderd. Dit is handig om even door te lopen voor de synchronisatie plaats vindt.

Hoe bepaalde informatie koppelen:

Aan de linkerzijde is het mogelijk om informatie uit de boomstructuur te selecteren. Indien er informatie uit een andere categorie gekoppeld moet worden kan de boomstructuur hiervan weergegeven worden door op de naam van de andere categorie te klikken.

In de kolom in het midden kan er aangegeven worden welke sjablonen er meegenomen moeten worden in de synchronisatie.

Synchroniseer entiteiten:

Met de bibliotheekfunctie kan je heel precies specifieke informatie koppelen welke gewenst wordt. Dit betekent het volgende:

  • Als er alleen iconen en geen sjablonen zijn geselecteerd worden alleen de iconen geïmporteerd en niet de waardes van de templates gekoppeld aan het proces.
  • Als er alleen sjablonen en geen iconen zijn geselecteerd wordt alleen de definitie van de sjablonen geïmporteerd.
  • Als beide zijn geselecteerd worden de iconen en de templates allebei in het project geïmporteerd.

Wanneer een entiteit is geselecteerd wordt dit onthouden door de software. De volgende keer wanneer de bibliotheekfunctie wordt geopend en er opnieuw een vergelijking plaats vind worden de eerder geselecteerde entiteiten automatisch geselecteerd.

Als er een entiteit geselecteerd wordt zonder de bovenliggende laag te selecteren (bijvoorbeeld: Er wordt een proces geselecteerd zonder het hoofdproces) wordt de bovenliggende laag automatisch meegenomen.

 

Wat niet mogelijk is met de bibliotheekfunctie:

  • Er kunnen alleen projecten gesynchroniseerd worden van dezelfde licentie.
  • Het synchroniseren is alleen mogelijk met de definitieve of concept versie. Het is niet mogelijk om een koppeling te maken met een oude versie.
  • Het is niet mogelijk om een bibliotheekproject te koppelen aan andere bibliotheekprojecten. Ook is het niet mogelijk om een project waarin een koppeling is gemaakt met een bibliotheekproject een bibliotheekproject te maken.

 

Waarvoor kan ik de bibliotheekfunctie gebruiken?

Je hebt een organisatie met meerdere locaties, welke allemaal een eigen hrm afdeling hebben.

De processen van de hrm afdelingen zijn overal vrijwel hetzelfde, alleen zorgen de kleine verschillen ervoor dat het niet mogelijk is in 1 project te werken. Hierdoor kan je een bibliotheekproject aanmaken. In het bibliotheekproject staan alle processen beschreven.

Elke locatie kan een koppeling maken met het bibliotheekproject om de processen over te nemen. Na het maken van de koppeling staat elke locatie vrij om kleine aanpassingen uit te voeren in de processen.

Als er een nieuw, of aangepast proces is in het bibliotheekproject kan elke locatie dit proces updaten of toevoegen via de bibliotheekfunctie.

Gerelateerde artikelen