Categorieën gebruiken voor procesoverstijgende informatie
Heeft u informatie die voor meerdere processen van toepassing is, zoals een algemeen bedrijfsrisico, een audit of een wettelijke norm? Met de functie Categorieën in Sensus BPM Designer beheert u deze informatie centraal en efficiënt.
Wat zijn Categorieën?
Een categorie is een apart onderdeel binnen uw project waarin u gedeelde informatie vastlegt. In plaats van bijvoorbeeld een risico in elk relevant proces opnieuw in te voeren, definieert u dit één keer centraal in een categorie. Vervolgens koppelt u deze categorie aan alle onderdelen waar de informatie van toepassing is.
De voordelen op een rij:
- Centraal Beheer: U beheert alle procesoverstijgende informatie op één overzichtelijke plek.
- Efficiëntie: U hoeft dezelfde gegevens niet steeds opnieuw in te voeren. Dit bespaart tijd en voorkomt inconsistenties.
- Flexibiliteit: Nadat u een categorie aan een proces of activiteit heeft gekoppeld, kunt u de informatie specifiek voor die plek op maat maken.
Praktisch voorbeeld: Een risico beheren
Stel, u heeft een algemeen risico ‘Datalek’ dat voor meerdere afdelingen relevant is.
- U maakt een categorie aan met de naam
Risico: Dataleken beschrijft hierin het algemene risico. - Vervolgens koppelt u deze categorie aan alle processen waar dit risico speelt.
- Per proces of zelfs per activiteit kunt u nu specifieke maatregelen toevoegen die de kans op een datalek op die unieke plek verkleinen.
Op deze manier is het hoofdonderwerp (het risico ‘Datalek’) overal identiek, terwijl de maatregelen volledig zijn afgestemd op de specifieke context. Categorieën helpen u dus om de samenhang in uw procesarchitectuur te versterken en informatie consistent en onderhoudbaar te houden.
Een nieuwe categorie of groep aanmaken
U kunt categorieën en groepen gebruiken om uw templates overzichtelijk te structureren. Volg deze stappen om een nieuwe categorie of groep toe te voegen.
Klik linksboven op de knop + Nieuwe Categorie/Groep.
- Het venster ‘Creëer categorie/groep’ opent zich nu.
- Voor een nieuwe hoofdcategorie: Voer direct een Naam in.
- Voor een nieuwe groep (onderdeel van een categorie): Vink eerst Creëer categorie groep aan en voer daarna een Naam in.
- Klik op Bevestig.
De nieuwe categorie of groep is nu aangemaakt in de lijst aan de linkerkant en u kunt de eigenschappen ervan direct bewerken in het middelste paneel.
Eigenschappen aanpassen
Nadat u een categorie of groep heeft aangemaakt (of geselecteerd), kunt u de volgende eigenschappen aanpassen:
- Icoon: Klik op Symbolen bibliotheek om een standaardicoon te kiezen, of upload een eigen icoon.
- Let op: Een eigen icoon moet een .svg-bestand zijn, zoals aangegeven onder de knop.
- Colour: Selecteer een van de standaardkleuren of voer een hex-code in onder Custom colour voor een specifieke kleur.
Vergeet niet om rechtsboven op Bewaar te klikken om alle wijzigingen in uw templates op te slaan.
Categorie: Groepen en items beheren
Nadat u een categorie heeft aangemaakt, kunt u deze structureren met groepen en items. Deze verschijnen zowel in de hiërarchische weergave aan de linkerkant als op het tekenveld.
Een groep toevoegen
- Selecteer links in het menu uw categorie.
- Sleep het groep-icoon (▲) vanuit de werkbalk naar een lege plek op het tekenveld.
- De groep is nu aangemaakt en u kunt direct de naam ervan bewerken.
Een item aan een groep toevoegen
- Sleep het item-icoon ( ! ) vanuit de werkbalk.
- Laat het icoon vallen op de groep waaronder het item moet komen te hangen.
- Het item is nu toegevoegd.
Om een subgroep aan te maken, sleept u een nieuw groep-icoon (▲) op een al bestaande groep. De nieuwe groep wordt dan daaronder geplaatst in de hiërarchie.
Datavelden voor Categorie-items: Werken met ‘Icoon-specifieke’ velden
U kunt datavelden toevoegen aan zowel categoriegroepen als categorie-items. Voor categorie-items is er een speciale optie: Icoon-specifiek. Hiermee bepaalt u of een veld bewerkt kan worden bij het algemene categorie-item, of juist specifiek bij het icoon in een proces waaraan het item is gekoppeld.
- Een veld dat niet is aangevinkt, bewerkt u in de algemene Categorie-tab.
- Een veld dat wel is aangevinkt als ‘Icoon-specifiek’, bewerkt u direct bij het gekoppelde icoon in een proces.
Een ‘Icoon-specifiek’ dataveld instellen
Volg deze stappen om een dataveld aan te maken en als icoon-specifiek in te stellen:
- Ga naar Sjablonen in de menubalk.
- Selecteer in het linkerpaneel (‘Sjabloon. velden’) het categorie-item waaraan u een nieuw dataveld wilt toevoegen.
- Klik op het plus-icoon (+) boven de lijst met velden om een nieuw dataveld aan te maken.
- Configureer het dataveld in het rechterpaneel (geef het een naam, kies een ‘Veld type’, etc.).
- Vink de optie ‘Icoon-specifiek’ aan.
- Klik rechtsboven op Bewaar om de wijzigingen op te slaan.
Praktijkvoorbeeld: Risico’s en Maatregelen
De ‘Icoon-specifiek’ optie is ideaal voor het vastleggen van risico’s en bijbehorende maatregelen.
- Het algemene risico: U definieert een algemeen risico, zoals ‘Datalevering is te laat’, in een standaard dataveld. Dit is zichtbaar in de Categorie-tab.
- De specifieke maatregel: Ditzelfde risico kan op meerdere plaatsen in uw processen voorkomen, elk met een andere maatregel. Door een veld ‘Maatregel’ aan te vinken als ‘Icoon-specifiek’, kunt u per procesicoon een unieke maatregel beschrijven die alleen daar van toepassing is.
Categorieën koppelen (zoals risico’s of applicaties)
Koppel categorieën – zoals risico’s, kwaliteitsnormen of applicaties – direct aan specifieke iconen in uw proceshuis. Dit zorgt voor een duidelijke en directe verbinding tussen uw processen en de bijbehorende context.
Om dit te doen, moet u eerst eenmalig een koppeling voorbereiden in de sjabloon editor. Daarna kunt u de items eenvoudig koppelen in het proceshuis.
1. De koppeling voorbereiden (eenmalige actie)
Voordat u items kunt koppelen, moet u in de sjabloon editor aangeven dat u dit type informatie wilt kunnen koppelen aan een icoon.
- Ga naar de Sjabloon editor.
- Selecteer het icoontype waaraan u een categorie wilt koppelen (bijvoorbeeld een ‘Procesicoon’).
- Voeg een nieuw dataveld toe met de plus-knop (+).
- Geef het veld een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Risico’s’ of ‘Applicaties’. Deze naam zal zichtbaar zijn voor de gebruiker, zoals in het voorbeeld ‘Link Risico framework’.
- Kies bij ‘Veldtype’ de categorie die u wilt koppelen.
- Klik op ‘Toepassen’ om de wijzigingen op te slaan.
Het icoontype is nu klaar om items uit uw categorie te ontvangen.
2. Een item koppelen in het proceshuis
Nadat de voorbereiding is voltooid, kunt u items gaan koppelen.
- Selecteer in het procesmodel een icoon (bijvoorbeeld de processtap ‘Opstellen jaarverslag’).
- In de rand rondom het geselecteerde icoon verschijnt nu een extra knop voor het zojuist aangemaakte veld.
- Klik op deze knop. Het koppel-venster, zoals te zien in de schermafbeelding, verschijnt nu onderin uw scherm.
- Vink in dit venster het item (of de items) aan die u wilt koppelen.
- De koppeling is direct actief. U kunt het venster sluiten. Eenmaal gekoppeld, zal de knop bij het icoon een kleur krijgen, zodat u in één oogopslag ziet dat er een koppeling is gemaakt.
Categorie-informatie beheren
Informatie die u aan een categorie koppelt, beheert u op twee verschillende locaties. De juiste locatie hangt af van waar de informatie getoond moet worden:
- Bij een specifiek icoon: Beheer hier de informatie die alleen bij dat ene, unieke icoon zichtbaar moet zijn.
- In de Categorie-tab: Beheer hier de algemene informatie die zichtbaar moet zijn bij elk icoon waaraan u deze categorie koppelt.
Categoriegroepen gebruiken voor structuur
Met categoriegroepen ordent en bundelt u verschillende categorieën. Dit zorgt voor een beter overzicht binnen uw project.
Een nieuwe categoriegroep aanmaken
Volg deze stappen om een nieuwe groep te maken:
- Klik in de sjablooneditor op de knop Nieuwe categorie/groep.
- In het venster dat verschijnt, vinkt u de optie Create categorie groep aan.
- Voer bij Naam een duidelijke naam in voor de groep.
- Selecteer de categorieën die u direct aan de groep wilt toevoegen. U kunt dit later nog aanpassen.
- Klik op Bevestig om de groep aan te maken.
Na het aanmaken kunt u de afbeelding en achtergrondkleur van de groep verder personaliseren.
Volgorde van groepen en categorieën wijzigen
U kunt de volgorde van zowel de groepen als de losse categorieën eenvoudig aanpassen.
- Open het Herordenen-scherm.
- Sleep de groepen en categorieën naar de gewenste positie.
- Belangrijk: Klik rechtsboven op Opslaan om uw wijzigingen definitief door te voeren.