Categorieën aanmaken en beheren

Categorieën binnen een Sensus BPM project

Organisaties hebben geregeld kwaliteitsinformatie die voor meerdere onderdelen van de procesarchitectuur van belang kan zijn, maar tegelijkertijd proces-specifiek kan worden toegepast. Voorbeelden zijn risico’s en maatregelen die op meerdere processen een invloed hebben, of audits waarvan het onderzoeksobject betrekking heeft op meerdere processen.

Om dit soort informatie eenvoudig en overzichtelijk te kunnen beheren, bestaat binnen de Sensus BPM Designer de mogelijkheid om Categorieën te kunnen toevoegen. Dit houdt dat er een extra projectcomponent wordt aangemaakt, waarmee proces overstijgende informatie kan worden vastgelegd die vervolgens aan specifieke project-onderdelen gekoppeld en op maat gemaakt kan worden. Zo kunt u een vaker voorkomend risico met deelrisico’s benoemen en de bestaande of geplande maatregelen proces- of activiteit-specifiek vastleggen.

Categorieën aanmaken

Om een nieuwe Categorie aan te maken gaat u als volgt te werk:

  1. Klik links onder in de treeview weergave op ‘Nieuwe Categorie toevoegen’ –> 
  2. De editor om een categorie toe te voegen wordt geopend. Er worden automatisch twee niveaus aangemaakt: Categorie groepen en Categorie-items. De werking en inrichting van deze niveaus is hetzelfde als die van bijvoorbeeld de Applicaties tab.
  3. Selecteer links in beeld het niveau van de categorie dat u wilt bewerken.
  4. In het midden van de editor kunt u nu de kleur van het niveau aanpassen.
  5. Indien gewenst kunt u het icoon van het niveau aanpassen. Klik hiervoor op de knop Bladeren en selecteer een afbeelding die u als icoon wilt gebruiken. LET OP: Het icoon dat u selecteert dient afmetingen van 32px x 32px te hebben en als .svg formaat zonder opmaak te zijn opgeslagen.
  6. Geef de Categorie een naam door links in de interface op de titelbalk van de Categorie te klikken en de naam te wijzigen in het veld onder ‘Naam’. Indien gewenst kunt u ook voor de Categorie een ander icoon uploaden.
  7. Wanneer u tevreden bent over het uiterlijk kunt u rechtsboven in het menu op ‘Toepassen’. U kunt ook direct doorgaan met het toevoegen van datavelden aan de niveaus van de nieuwe categorie.

De Categorie is nu aangemaakt en verschijnt als nieuwe tab in de treeview. Het toevoegen van een Categorie groep of Categorie item werkt hetzelfde als de Applicatietab: klik en sleep een icoon vanuit de knoppenbalk naar het canvas. Onder een groep kan een andere groep of een item worden geplaatst.

Categorieën bewerken

Wanneer een nieuwe Categorie is toegevoegd, kunt u de Categorie groepen en items bewerken in de daarvoor gegenereerde tab. Deze kunt u links in de interface terugvinden, waar ook de tabs voor Processen, Documenten etc. worden weergegeven.

Het toevoegen van Categorie groepen en Categorie items werkt op dezelfde manier als het toevoegen van bijvoorbeeld Applicaties:

  1. Klik op de tab van de Categorie.
  2. Klik en sleep nu een Categorie groep vanaf het icoon in de iconenbalk naar het tekenveld. De Categorie groep is nu toegevoegd. U kunt onder deze groep een Categorie groep toevoegen door vanaf het icoon in de iconenbalk een Categorie groep op de reeds aanwezige groep te slepen.
  3. Om een Categorie item toe te voegen sleept u het icoon van het categorie item op een Categorie groep in het tekenveld,
  4. De Categorie groepen en items worden hiërarchisch in een boomstructuur weergegeven.

Aan Categorie groepen en Categorie items kunnen ook datavelden worden toegevoegd. Dit doet u via de sjabloon editor. Een Categorie item kent echter nog een extra functionaliteit, namelijk het aanmaken van een icoon-specifiek dataveld. Dit maakt het mogelijk om aan te geven welk categorie veld in de Categorie tab kan worden bewerkt en welk veld bedoeld is om te bewerken bij het icoon waaraan het Categorie item is gekoppeld.

Het instellen van een dataveld voor Categorie items werkt als volgt:

  1. Open de Sjabloon editor via de menubalk.
  2. Selecteer links in het overzicht de Categorie en het icoon van het Categorie item.
  3. Voeg nu een dataveld toe voor dit Categorie item, door op het ‘plusje’  in de titelbalk van de linker weergave te klikken.
  4. De instellingen voor dit dataveld zijn hetzelfde als voor elk ander icoon-type, met één belangrijk verschil: bij de instellingen wordt een knop weergegeven om een veld icoon-specifiek te maken.
  5. Wanneer u deze optie activeert, zal het veld worden weergegeven bij iconen waaraan een categorie item is gekoppeld. Aan dat veld kunt u vervolgens specifiek voor het icoon waaraan het gekoppeld is data toevoegen, die dan dus ook alléén voor dat specifieke icoon wordt getoond.
  6. Datavelden die niet gemarkeerd zijn als icoon-specifiek kunt u beheren en bewerken in de Categorie tab, wanneer u een Categorie item selecteert.

De hierboven beschreven opties kunt u gebruiken om bijvoorbeeld uw risico’s en maatregelen te borgen. In de Categorie tab beschrijft u de risico’s. Deze risico’s kunt u vervolgens aan meerdere iconen van bijvoorbeeld uw processen koppelen. Het risico zal echter bij verschillende iconen in meer of mindere mate van belang zijn. De maatregelen zullen daarom ook verschillen. Deze verschillen in belang en maatregelen kunnen in de icoon-specifieke velden worden beschreven.

Categorieën koppelen

Om Categorie items en icoon-specifieke datavelden aan andere iconen (bijvoorbeeld processen) te kunnen koppelen dient u voor het icoon type eerst een veld voor Categorie items toe te voegen. Dit doet u als volgt:

  1. Open de sjabloon editor via de menubalk.
  2. Selecteer een icoon type waaraan u een Categorie item wilt kunnen koppelen.
  3. Klik op het ‘plusje’  in de titelbalk van de linker weergaven van het menu. Er wordt nu een dataveld toegevoegd aan het geselecteerde icoon type.
  4. Geef het veld een naam en selecteer in de drop-down onder ‘Veld type’ de Categorie die u eerder heeft aangemaakt.
  5. Klik nu rechts boven in het menu op ‘Toepassen’.

U kunt nu Categorie items koppelen aan het icoon van het type waaraan u dit dataveld heeft toegevoegd. Het koppelen van een Categorie item gaat echter iets anders dan het koppelen van data van een ander type dataveld:

  1. Klik in het canvas op een icoon waaraan u een categorie item wilt koppelen (en waaraan dit dataveld ook is toegevoegd). In het selectiekader om het icoon heen verschijnt nu een nieuw mini-icoon.
  2. Klik op het mini-icoon. In beeld verschijnt nu de weergave van de Categorie groepen en items. Selecteer een Categorie item door het hokje ervoor aan te vinken. Het Categorie item is nu gekoppeld.

Categorie-informatie beheren

Wanneer een Categorie item aan een icoon gekoppeld is, kunt u de informatie van dat item op twee plaatsen beheren. Icoon specifieke velden worden beheerd bij het icoon waaraan het Categorie item gekoppeld is. Velden niet icoon-specifiek zijn, worden in de Categorie tab direct bij de Categorie beheerd. Het verschil is dat de icoon-specifieke data ook alleen bij dat icoon worden getoond. De andere informatie wordt getoond bij elk icoon waaraan dit Categorie item gekoppeld is.