Datavelden aanmaken en gebruiken

Datavelden toevoegen en beheren

Datavelden maken het mogelijk om zelf te definiëren data toe te voegen aan vrijwel elk icoontype binnen de webapplicatie. Hierbij kunt u denken aan het koppelen van prestatie-indicatoren aan acties of bijvoorbeeld een lijst met ISO-normen op procesniveau. Datavelden kunnen ook toegevoegd worden aan bijvoorbeeld functie-iconen of document-iconen.

Standaard is er aan iconen een toelichtingsveld toegevoegd. Dit veld kan niet verwijderd worden, maar eventueel kan wel de naam van het veld aangepast worden.

 

Datavelden toevoegen

Om datavelden toe te voegen opent u de template editor via de menubalk. Het menu dat verschijnt bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Overzicht datavelden: links in beeld ziet u voor elk icoontype de datavelden. Hier kunt u een icoontype selecteren om datavelden aan toe te voegen of reeds bestaande datavelden te wijzigen;
  • Veld opties: In het midden van het menu ziet u de kenmerken van en opties voor het geselecteerde dataveld. Hier kunt u het type veld, de titel en bijbehorende instellingen aanpassen.
  • Nieuwe categorie-knop: Met de knop links boven in de menubalk kunt u een nieuwe categorie aan uw project toevoegen. Meer over deze optie vindt u onder Nieuwe categorieën toevoegen (linkje naar dat onderwerp).
  • Categorie verwijderen-knop: Hiermee kunt u een categorie van uw project verwijderen.
  • Bestand: met deze optie in de menubalk kunt u een reeds bestaand datavelden bestand importeren, of de aangemaakte datavelden van het project waarin u werkt als bestand exporteren. Meer informatie hierover vindt u onder Datavelden importeren en exporteren (linkje naar dat onderwerp).
  • Toepassen / annuleren: door op ‘Toepassen’ in de menubalk te klikken, worden de aangemaakte of gewijzigde datavelden in uw project doorgevoerd. Met ‘Annuleren’ maakt u de aangebrachte wijzigingen ongedaan.

LET OP: datavelden worden altijd aangemaakt voor een type icoon. Dit betekent dat dit dataveld aan elk icoon van dat type wordt toegevoegd. Wanneer u bijvoorbeeld een tekstveld voor een Actie aanmaakt, zal bij elke Actie binnen uw project dat veld beschikbaar zijn.

Datavelden worden overigens niet getoond in rapportages wanneer er geen daadwerkelijke waarden voor zijn ingevuld. Het is dus niet zo dat voor elk tekstveld bij elk icoon van het type waarvoor het veld is aangemaakt de titel in een rapportage verschijnt.

 

Het toevoegen van een dataveld gaat als volgt:

  1. Selecteer links in het menu een icoontype waaraan u een dataveld wilt toevoegen. Om een dataveld aan bijvoorbeeld een functie toe te voegen klikt u eerst op de tab van de categorie (in dit geval Afdelingen en Functies). Deze worden links in de treeview van het menu weergegeven. U kunt de aangemaakte datavelden zien door op het zwarte driehoekje vóór een icoon te klikken.
  2. Klik nu in de menubalk op het ‘plusje’ .
  3. Er wordt een nieuw dataveld onder het geselecteerde icoontype aangemaakt. U kunt de naam wijzigen in het veld onder het kopje ‘Veld naam’.
  4. In het drop-down menu onder ‘Veldtype’ kunt u de eigenschappen van het veld selecteren. Standaard wordt er een tekstveld aangemaakt.
  5. U kunt het icoon van het dataveld wijzigen onder ‘Icoon’.
  6. Onder Veldinformatie kunt u een korte uitleg over het dataveld geven. Deze uitleg zal verschijnen wanneer u het informatie-icoontje bij het dataveld aanwijst.
  7. Onder ‘Aantal / Multiplicity’ kunt u aangeven hoeveel velden van het geselecteerde dataveld er kunnen worden gecreëerd bij een icoon. Op die manier kunt u meerdere velden van hetzelfde veld voor een specifiek icoon aanmaken, zonder dat daarvoor bij elk icoon van dat type een veld hoeft te worden toegevoegd via de editor.
  8. Onder ‘Standaard waarde’ kunt u data invullen die standaard bij elk icoon van het geselecteerde type in het dataveld wordt getoond. Let op: de standaard waarde wordt voor alle iconen van het geselecteerde icoontype doorgevoerd!
  9. Wanneer u de optie ‘Verplicht voor definitief’ aanvinkt, zal er bij definitief maken van uw project automatisch een controle worden uitgevoerd of er bij de iconen waar dat dataveld voorkomt ook een waard eis ingevuld. Meer informatie over definitief maken leest u in het hoofdstuk Versiebeheer.
  10. U kunt zo veel datavelden aanmaken bij elk icoontype als u wilt. Tip: houd het project eenvoudig in weergave en gebruik. Maak daarom alléén datavelden aan die relevant zijn voor meerdere iconen en wees spaarzaam met het aantal datavelden.
  11. Om datavelden te verwijderen selecteert u een dataveld en klikt u op het ‘Prullenbak’ icoon in de menubalk .
  12. Klik in de menubalk op ‘Toepassen’ om de nieuwe datavelden door te voeren binnen uw project.
  13. U kunt nu waarden toevoegen aan de datavelden, door in uw project een icoon van het type te selecteren waarvoor u het veld heeft aangemaakt. Het dataveld zal rechts in de icoon kenmerken verschijnen.

 

De volgorde van Datavelden aanpassen

Volgorde aanpassen

Datavelden worden getoond in de volgorde zoals ze in de dataveld editor staan. Om deze volgorde te wijzigen opent u de sjabloon editor in de menubalk. Selecteer vervolgens het icoontype waaronder de datavelden staan. Klik en sleep nu met uw linker muisknop een veld omhoog of omlaag in de treeview om de volgorde aan te passen.

De standaard tekstvelden kunnen niet verplaatst worden. Deze zullen altijd bovenaan blijven staan bij een icoon. Wanneer u hier geen waarde bij invult, zal deze niet worden getoond in rapportages.

Velden kopiëren

Datavelden kunnen gekopieerd worden naar een ander icoontype. Houd hiervoor de CTRL knop op uw toetsenbord ingedrukt (bij Mac computers eventueel de CMD knop) en klik en sleep met uw linkermuisknop ingehouden het dataveld naar een ander icoon. Op die manier hoeft u niet alle informatie van het dataveld opnieuw aan te maken.

Soorten datavelden

Voor elk aangemaakt dataveld dienen in ieder geval de naam en het type te worden gekozen. Om het type dataveld aan te passen, klikt u in de sjabloon editor op het icoon type waaronder een dataveld voorkomt en selecteert u het betreffende dataveld. Informatie over de verschillende typen datavelden leest u in Datavelden: soorten van de online helpfile.

Datavelden exporteren en importeren

Wanneer u binnen een project datavelden heeft aangemaakt, is het mogelijk om deze datavelden als bestand te exporteren. Op die manier creëert u een template voor datavelden, dat bij andere projecten kan worden geïmporteerd.

 

Datavelden exporteren

  1. Open de sjabloon editor in de web applicatie door in de menubalk op ‘sjabloon editor’ te klikken.
  2. Het menu om datavelden te beheren wordt geopend. Wijs in de menubalk de optie ‘Bestand’ aan.
  3. Selecteer in het drop-down menu dat verschijnt de optie ‘Sjabloonbestand exporteren’.
  4. Het sjabloonbestand zal worden geëxporteerd naar uw lokale opslaglocatie. Het bestand heet standaard ‘Template Export’.

LET OP: bij het exporteren van datavelden wordt géén informatie geëxporteerd die bij specifieke iconen in de velden is geplaatst.

 

Datavelden importeren

  1. Open de sjabloon editor in de web applicatie door in de menubalk op ‘sjabloon editor’ te klikken.
  2. Het menu om datavelden te beheren wordt geopend. Wijs in de menubalk de optie ‘Bestand’ aan en selecteer in het drop-down menu de optie ‘Sjabloonbestand importeren’.
  3. Er verschijnt een pop-up met een waarschuwing, waarin vermeld wordt dat bij importeren van datavelden de huidige sjablooninformatie in het project verloren kan gaan als u deze datavelden overschrijft.U kunt bij deze waarschuwing een keuze maken uit drie opties:
    1. Alle informatie van de reeds aanwezige datavelden omzetten naar platte tekst en deze toevoegen aan de standaard toelichtingsvelden van iconen;
    2. De informatie van de huidige datavelden negeren (en dus overschrijven met de datavelden uit het templatebestand);
    3. De datavelden uit het template bestand toevoegen aan de reeds bestaande datavelden. Met deze keuze verliest u de aanwezige data niet en worden zowel de bestaande als de nieuwe datavelden in het project beschikbaar.
  4. Klik na het maken van uw keuze op het ‘vinkje’ rechts boven in het waarschuwingsvenster.

De datavelden zijn nu toegevoegd aan het project waarin u werkt.

Gerelateerde artikelen