Aan elk icoontype van de Sensus BPM Designer kunt u datavelden toevoegen. Hoe u datavelden aanmaakt, leest u hier. Voor elk aangemaakt dataveld dienen in ieder geval de naam en het type te worden gekozen. Om het type dataveld aan te passen, klikt u in de sjabloon editor op het icoon type waaronder een dataveld voorkomt en selecteert u het betreffende dataveld.
In het drop-down menu onder ‘Type’ kunt u verschillende soorten datavelden kiezen. Elk type dataveld heeft haar eigen kenmerken, met de bijbehorende specifieke opties.
Tekstveld / tekstregel
Dit is hetzelfde type veld als het standaard toelichtingsveld dat bij elk icoontype voorkomt. U kunt dit veld gebruiken om tekst onder een ander kopje toe te voegen, waardoor het overzichtelijker in rapportages verschijnt en eenvoudiger beheerd kan worden in de webapplicatie.
Er kunnen twee instellingen worden gekozen: Tekstblok en Tekstregel. Een Tekstblok kan gebruikt worden om grotere hoeveelheden tekst toe te voegen. Een tekstregel wordt gebruikt om bijvoorbeeld een zin of steekwoorden toe te voegen.
Getal
In een getallenveld kunnen alleen cijfers worden ingevuld. Letters en andere leestekens zullen genegeerd worden en niet verschijnen in het veld. In bijvoorbeeld MS Excel rapportages zullen de cel eigenschappen van dit veld automatisch op ‘getal’ worden ingesteld.
Bij de instellingen van een getallenveld kunt u aangeven of u getallen achter de komma wilt toestaan. Ook kunt u een Minimum en Maximum waarde invullen. Wanneer u in het dataveld bij een icoon een getal invult dat de minimum- of maximum waarde overschrijdt, zal dit getal automatisch aangepast worden naar de laagst of hoogst toegestane waarde.
Percentage
Gebruik dit veld om percentages te definiëren bij iconen. U hoeft bij het invullen van een percentage geen % teken toe te voegen. Dit zal het veld zelf automatisch aanvullen in rapportages. In bijvoorbeeld MS Excel rapportages zullen de cellen voor dit veld automatisch als ‘percentageveld’ worden ingesteld.
Datum
Een Datum veld kunt u gebruiken om eenvoudig een datum toe te voegen aan een icoon. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om de datum van de laatste revisie van een proces aan te geven. In de icoon kenmerken kunt u eenvoudig een datum selecteren in een pop-up kalender.
De waarden in het veld zullen in MS Excel rapportages automatisch als Datumveld worden herkend.
In het menu van de sjabloon editor kunt u een standaardwaarde, maar ook een minimum- en maximumwaarde aangeven. Wanneer u een datum invult die deze grenzen overschrijdt, zal de datum automatisch aangepast worden naar de minimum of maximum toegestane waarde.
Tijd
Een Tijdveld wordt bijvoorbeeld gebruikt om specifieke tijdstippen voor een bepaalde Actie aan te duiden. Net als bij een Datumveld kan hier een minimum- en maximumwaarde aan worden toegekend.
Meerkeuze
Met een meerkeuzeveld kunt u een single choice of multiple choice lijst aanmaken, die het mogelijk maakt om regelmatig terugkerend informatie aan iconen toe te voegen. Zo kunt u bijvoorbeeld een single choice veld voor de status van een proces aanmaken, of een lijst met competenties toevoegen aan functies.
In de sjabloon editor worden diverse instellingen weergegeven wanneer u een meerkeuze veld kiest.
Om een meerkeuzeveld aan te maken en in te richten doet u het volgende:
- Selecteer eerst onder Icoontype in de sjabloon editor een Meerkeuzeveld.
- Vul onder Naam de naam in die het veld moet krijgen.
- Vul eventueel een veldomschrijving in en pas, indien gewenst, het icoon van het dataveld aan.
- Kies onder Instellingen of u één of meerdere opties wilt kunnen selecteren in het veld (single choice of multiple choice). Wanneer u ‘Meerdere opties mogelijk’ kiest, kunt u in het uiteindelijke veld aanvinken welke opties aan het icoon dienen te worden toegevoegd.
- Bepaal vervolgens of het veld als lijst of drop-down menu moet verschijnen in de webapplicatie, door ‘Drop-down’ al dan niet aan te vinken.
- Het meerkeuzeveld bevat nu nog geen opties. Klik onder in het menu op ‘Toevoegen’ om een nieuwe optie aan te maken.
- Pas onder in het menu onder ‘Naam’ de naam van de aangemaakte optie aan. Indien u later een optie van naam wilt wijzigen selecteert u deze eerst in het overzicht van opties. U kunt een optie verwijderen door deze te selecteren en op de knop ‘Verwijder’ te klikken.
- Eventueel kunt u een optie selecteren en ‘Standaard’ aanvinken. Deze waarde zal nu standaard geselecteerd zijn bij alle iconen.
- Wanneer u tevreden bent over de instellingen klikt u rechts boven in het menu op ‘Toepassen’. Het veld is nu beschikbaar in de webapplicatie.
Ja / Nee
Een Ja / Nee veld is een single choice veld met maar twee opties. U kunt zelf een andere waarde invullen in plaats van ‘Ja’ of ‘Nee’. Ook kunt u één van de twee opties als standaard waarde aangeven. Ja / Nee velden zijn bijvoorbeeld handig om binnen een proces aan te geven welke activiteiten er in een nieuwe situatie (na procesverbetering) komen te vervallen.
Afbeelding
Met een afbeeldingsveld kunt u aan een icoon een afbeelding toevoegen. Deze afbeelding zal in rapportages worden opgenomen in de toelichting van het icoon. Bij gepubliceerde processen kan er op de afbeelding worden geklikt om deze te vergroten. In bijvoorbeeld MS Excel rapportages zal alleen de URL van de afbeelding worden getoond.
Afbeeldingsvelden worden veel gebruikt om dashboards van bepaalde applicaties nader toe te lichten, of om technische informatie voor ontwerpen of bouwprojecten te verduidelijken.
URL
Met behulp van een URL dataveld kunt u verwijzingen naar Inter- of intranetsites genereren. Bij gepubliceerde processen zijn deze verwijzingen aanklikbaar. Bij de instellingen van dit dataveld kunt u aangeven of u de link in dezelfde tab van de browser of een nieuwe tab wilt laten openen.
Indicatoren
Met indicatorvelden kunt u invulbare velden voor uw prestatie-indicatoren genereren, maar u kunt dit veld ook gebruiken om bijvoorbeeld een gebundelde lijst van rollen aan te maken. Een indicatorveld kan dus meerdere indicatoren bevatten.
Indicatorvelden maakt u als volgt aan:
- Selecteer in de sjabloon editor onder ‘Type’ een Indicatorveld.
- Vul onder ‘Naam’ de naam van het veld in (bijvoorbeeld ‘Kwaliteitsindicatoren’.
- Het dataveld bevat nu nog geen indicatoren. Klik onder in het menu van de sjabloon editor op ‘Toevoegen’. Er wordt nu een nieuwe indicator aangemaakt.
- Een indicator bestaat uit twee velden: de naam van de indicator en een bijbehorende waarde (maatstaf en norm). De naam van de indicator dient u altijd in te vullen. De waarde wordt over het algemeen bij een specifiek icoon gedefinieerd. Let er op dat, wanneer u een waarde in de sjabloon editor invult, deze waarde bij alle iconen van het type waaronder u het veld heeft aangemaakt deze waarde zullen bevatten. Dit geldt dan als standaardwaarde.
- Vul eventueel in het veld ‘Omschrijving’ een korte uitleg in over de indicator. Deze uitleg zal in de web applicatie verschijnen wanneer u met uw muis het informatie-icoontje bij de indicator aanwijst.
- U kunt zo veel indicatoren aanmaken als u wilt. Om een indicator te verwijderen selecteert u de indicator in de lijst en klikt u onder in het menu op de knop ‘Verwijder’.
URL-lijst
Met een URL-lijst kunt u een selectielijst maken voor meerdere hyperlinks. Deze hyperlinks kunt u vervolgens eenvoudig selecteren bij een icoon door er één of meerdere aan te vinken.
Een URL-lijst heeft als voordelen ten opzichte van een URL dataveld dat de aangemaakte hyperlinks niet telkens opnieuw hoeft te worden ingevuld en dat er onder hetzelfde veld meerdere hyperlinks kunnen worden geselecteerd. Daarbij zal in rapportages alleen de titel van de link worden getoond, in plaats van de volledige url.
Een URL-lijst maakt u als volgt aan.
- Open de sjabloon editor en selecteer in de treeview het type icoon waaraan u een URL-lijst wilt toevoegen.
- Selecteer onder ‘Type’ het veldtype ‘URL-lijst’.
- Geef in het veld onder ‘Naam’ de naam van het dataveld aan (bijvoorbeeld ‘Relevante websites’).
- Onder ‘Instellingen’ kunt u kiezen of u bij elk icoon één of meerdere opties kunt selecteren. Ook kunt u aangeven of de lijst als drop-down veld wordt getoond in de webapplicatie en of de hyperlinks in een aparte tab moeten worden geopend of in dezelfde tab van de browser.
- Om een hyperlink aan te maken klikt u onder in het menu op ‘Toevoegen’.
- Er wordt nu een nieuwe optie aangemaakt. Onder in het menu kunt u de naam van de hyperlink wijzigen. Dit is de naam die ook in rapportages zal verschijnen.
- Rechts onder in het menu, onder ‘URL’, kunt u de hyperlink voor de link aangeven.
- U kunt zo veel hyperlinks toevoegen als u wilt. Om een optie te verwijderen selecteert u deze in de lijst en klikt u op de knop ‘Verwijder’.
- Om de volgorde van de lijst aan te passen, klikt en sleept u met uw linker muisknop een aangemaakte optie naar boven of onderen in de lijst.
- Om het dataveld door te voeren binnen uw project klikt u rechts boven in het menu op ‘Toepassen’. Het veld is nu beschikbaar.
Functie
Een Functie dataveld wordt gebruikt om een functie uit het organogram (Afdelingen & Functies tab) aan een bepaald icoon te koppelen. De werking is hetzelfde als die van het standaard afdelingen en functies veld dat bij elke Actie, Computeractie en Procesverwijzing aanwezig is.
Met een Functie veld kunt u bijvoorbeeld een tweede verantwoordelijke aan een Actie koppelen, of rollen definiëren. Ook kunt u aan bijvoorbeeld documenten een verantwoordelijke toewijzen (documentbeheerder).
Document
Met behulp van een Documentveld kunt u aan elk icoontype een document toevoegen. Dit veld werkt op dezelfde manier als het standaard veld dat bij In- en Uitvoerdocumenten aanwezig is. Het veld maakt gebruik van de documenten die in de Documententab van de webapplicatie zijn gedefinieerd.
Documentvelden kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld werkinstructies aan Acties of computeracties toe te voegen.
Applicatie
Met behulp van een Applicatieveld kunt u een applicatie aan een icoon toevoegen. Dit dataveld maakt gebruik van de informatie die in de tab ‘Applicaties’ van de webapplicatie aangemaakt is. De werking van het veld is hetzelfde als die van het standaard applicatieveld bij Computeracties.
Aan applicatieveld kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een tweede applicatie bij een Computeractie aan te duiden.
Gecombineerd veld
Een gecombineerd veld maakt het mogelijk om gerelateerde informatie naast elkaar weer te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld een veld aanmaken om de status van een proces aan te duiden, met daarnaast de reden van de status. Ook kunt u op deze manier een risico beschrijven, met de maatregelen om het risico te beperken er direct naast.
Om een gecombineerd dataveld aan te maken gaat u als volgt te werk:
- Open de sjabloon editor via de menubalk.
- Selecteer het icoontype waaraan u een gecombineerd dataveld wilt toevoegen, door deze in de linker weergave van het menu aan te klikken.
- Klik vervolgens in de titelbalk van de linker weergave (achter ‘Sjabloonvelden’) op het ‘plusje’
. Er wordt een veld toegevoegd aan het geselecteerde icoontype. - Geef het veld een naam en selecteer in de drop down onder ‘Veld type’ het type Gecombineerd veld.
- In de weergave verschijnen nu twee instellingsvelden, waarbij u voor de linker- en rechterzijde van het gecombineerd veld de naam en het type kunt instellen. U kunt van de beschikbare veldtypen elke gewenste combinatie instellen. Let er op dat u voor bijvoorbeeld voor meerkeuze velden ook de keuzes nog dient toe te voegen.
- Wanneer u de velden heeft aangemaakt klikt u rechts boven in het menu op Toepassen.
Het veld is nu beschikbaar voor elk icoon van het type waarvoor deze is aangemaakt. U kunt zowel in het linker als rechter gedeelte van het veld specifieke data invoeren.
Gelabeld veld
Een gelabeld veld biedt u de mogelijkheid om een set aan data te maken, waarbij u de naam van de indicatoren kunt aangeven en vervolgens het type data dat achter elke indicator wordt ingevuld. Een gelabeld veld gebruikt u bijvoorbeeld om een RASCI indeling voor functies en rollen aan processen of activiteiten toe te passen. U maakt dan voor elke rol (Responsible, Accountable, Supportive…) een indicator aan en combineert dit met een veld naar afdelingen en functies. Op die manier kunt u aan elke rol één of meerdere verantwoordelijken toekennen.
Om een gelabeld veld aan te maken gaat u als volgt te werk:
- Open de sjabloon editor via de menubalk.
- Selecteer het icoontype waaraan u een gelabeld veld wilt toekennen en klik op het ‘plusje’ in de titelbalk van de linker weergave.
- Het veld wordt nu aangemaakt. Geef het veld een naam en selecteer in de drop down onder ‘Veld type’ het type Gelabeld veld.
- In beeld verschijnen nu de instellingen voor het veld. In het linker gedeelte kunt u de lijst met sub-velden (labels) aanmaken. Dit werkt hetzelfde als voor het aanmaken van een indicatorveld. Voor bijvoorbeeld RASCI-rollen vult u hier de titels van de rollen in (Responsible, Accountable…)
- In het rechter gedeelte kunt u een veldtype selecteren dat u met de labels wilt combineren. Dit veld bepaalt welke soort data bij elk label kan worden ingevuld. Voor bijvoorbeeld een RASCI-indeling kunt u hier kiezen voor het type ‘functies’.
- Klik, wanneer u alle instellingen voltooid heeft, rechtsboven in het menu op ‘Toepassen’.
Het gelabeld veld is nu toegevoegd aan de iconen van het type dat u geselecteerd heeft. U kunt data toevoegen door op het invulveld achter een label te klikken en de data te selecteren die dient te worden toegevoegd.
Meer informatie over het aanmaken en beheren van datavelden leest u in Datavelden aanmaken en gebruiken van de online helpfile.