Documenten toevoegen en koppelen

Documenten toevoegen

Binnen een project in de Sensus BPM Designer kunt u documenten benoemen, die vervolgens aan diverse iconen binnen een proces kunnen worden gekoppeld. Dit maakt het mogelijk om deze documenten door middel van een muisklik te openen, wanneer deze aan bijvoorbeeld een invoerdocument zijn toegekend.

Voor het beheer van documenten is in de Sensus BPM Designer een Documenten tab aanwezig. In deze tab kunt u een mappenstructuur aanbrengen en onder deze mappen diverse bestanden toevoegen. Dit gaat als volgt:

  1. Open een project in de Sensus BPM Designer en klik links in de boomstructuur weergave op de tab Documenten.
  2. De tab wordt opengeklapt. U kunt nu een Documentgroep (map) toevoegen door vanuit de iconenbalk een groep  naar het tekenveld te slepen met uw linker muisknop.
  3. Wijzig de naam van de aangemaakte groep door deze in het tekenveld aan te klikken en een nieuwe naam in te voeren.
  4. Om onder een Documentgroep een subgroep toe te voegen klikt en sleept u met uw linkermuisknop vanuit de iconenbalk een documentgroep op de groep waaronder deze dient te worden toegevoegd.
  5. Om een document toe te voegen klikt en sleept u met uw linker muisknop een Document uit de iconenbalk  op de groep waaronder deze dient te worden toegevoegd.
  6. U kunt de structuur en hiërarchie van de Documentgroepen en Documenten wijzigen door deze met uw linker muisknop in het tekenveld te verslepen onder een andere groep.
  7. Na het toevoegen van de Documentgroepen en Documenten kan het gewenst zijn om een bestaand bestand aan een Document icoon te koppelen. Dit doet u door het icoon te selecteren in het tekenveld en vervolgens rechts in de icoon kenmerken de padverwijzing in te vullen.
  8. U kunt aan één document meerdere bestanden toekennen. Klik hiervoor op het ‘plusje onder de padverwijzing in de icoon kenmerken van het document.
  9. Het document is nu gekoppeld. Dit betekent dat dit document opgeroepen zal worden om te openen wanneer er bijvoorbeeld in de Publisher op geklikt wordt.

LET OP: de Sensus BPM Designer is een web-based applicatie. Voor documenten betekent dit dat verwijzingen naar een document op een interne of lokale opslag waarschijnlijk niet benaderbaar zijn, wanneer deze documenten in de Publisher worden aangeklikt. Zorg er daarom voor dat u padverwijzingingen gebruikt die benaderbaar zijn vanuit een web-omgeving (bijvoorbeeld een Sharepoint url).

 

Documenten koppelen aan iconen

Documenten kunnen standaard aan In- of Uitvoerdocumenten worden gekoppeld. Dit werkt als volgt:

  1. Open de Processen tab door hier links in de boomstructuur op te klikken en selecteer een proces.
  2. Klik op een In- of Uitvoerdocument in de flow weergave.
  3. In het selectiekader van het icoon ziet u een mini-icoon om documenten te koppelen.
  4. Klik op dit icoon en selecteer in het pop-up menu één of meerdere documenten die u aan het In- of Uitvoerdocument wilt koppelen, door het hokje voor het document aan te vinken. Het document is nu gekoppeld. Dit betekent dat, wanneer u in de Publisher op het In-of Uitvoerdocument klikt, u de gekoppelde documenten te zien krijgt en deze kunt openen / downloaden wanneer u hier vervolgens op klikt.

U kunt ook documenten aan iconen koppelen met behulp van datavelden. Hoe het toevoegen van datavelden voor documenten werkt leest u in Datavelden toevoegen van de Online Helpfile.

Gerelateerde artikelen