Excel Export

 In de Sensus BPM Designer is het mogelijk om exports te maken naar Excel. Ga daarvoor naar Bestand -> Exporteer -> Excel:

Er zijn twee soorten exports mogelijk, namelijk de Matrixrapport export en de Sjablooninformatie export.

 

Matrixrapport

Matrixrapportages genereren een rapportage waarin duidelijk wordt waar twee afzonderlijke domeinen interactie hebben. Praktisch komt het neer op verschillende overzichten:

  • Acties vs. Rollen / Acties vs. Function
    Per procesactiviteit is zichtbaar welke rol of functie daarvoor verantwoordelijk is.
  • Processen vs. processen
    Per proces is zichtbaar met welke processen deze verbonden is middels procesverwijzingen.
  • Acties vs. applicaties
    Per computeractiviteit is zichtbaar welke applicatie hieraan gekoppeld is
  • Applicaties vs. functies
    Per applicatie is zichtbaar in welke processtap deze voorkomen en welke functie er verantwoordelijk voor is.
  • Applicaties vs. rollen
    Als bovenstaand maar dan voor rollen.
  • Documenten vs. processen
    Per documentactiviteit is zichtbaar met welke documenten deze verbonden zijn.

 

Sjablooninformatierapport

Het sjablooninformatierapport is een zeer krachtige manier om data gestructureerd uit het Sensus project model te krijgen. Om goed gebruik te maken van alle mogelijkheden is het van belang goed te begrijpen hoe de export in z’n werk gaat.

Icoon selectie

In de eerste kolom van de interface is de icoonselectie zichtbaar. Selecteer hier de iconen welke als eerste kolommen moeten verschijnen in de export. Deze iconen zijn leidend in de informatie welke geladen moeten worden.

Sjabloonselectie

De tweede kolom van de interface is de sjabloonselectie. Selecteer hier de sjablonen welke u graag in de export terug zou willen zien. Als u sjablonen selecteert die behoren bij de geselecteerde iconen, dan zal de sjablooninformatie voor elk sjabloon als aparte kolom verschijnen. 

Voorbeeld: Simpele export van sjablooninformatie

In het voorbeeld worden alle processen geselecteerd, en van alle processen worden de beschrijvingen en de verantwoordelijke rol geexporteerd.

Een deel van de export is hier zichtbaar:

Informatie ophalen via gelinkte items

De sjablonen die geselecteerd zijn kunnen verwijzen naar een ander icoon, bijvoorbeeld een functie, rol, of categorie item. Indien dat het geval is is het mogelijk ook van deze iconen specifieke informatie op te halen door de sjablonen te selecteren die bij dit icoontype horen.

Voorbeeld: Gekoppelde sjablooninformatie exporteren

In het vorige voorbeeld was een Risico item gekoppeld aan een proces. Dat betekent dat het nu ook mogelijk is om de specifieke sjablooninformatie ook van het Risico-icoon op te halen. In het voorbeeld project zit een sjabloonveld genaamd Beheersmaatregelen welke behoort bij het Risico icoon. Beheersmaatregelen is echter ook een aparte categorie. Als deze nu opgehaald wordt via het Beheersmaatregelen sjabloon op risico betekent dat ook specifieke informatie van Beheersmaatregelen weer opgehaald kan worden. 

We selecteren nu de volgende sjablonen:

  • Processjabloon – Risico
  • Risico sjabloon – Beheersmaatregelen
  • Beheersmaatregelen – Volledige titel
  • Beheersmaatregelen – Document

Dit zal resulteren in een rapport met als eerste kolom alle processen en dan per proces:

  • De gekoppelde risico’s
  • Van deze risico’s de beheersmaatregelen
  • Van deze beheersmaatregelen de titel en het document

Opties

Er zijn verschillende opties om aan te vinken voor de export:

  • Pas kolomformaat automatisch aan
    Indien aangevinkt, worden de kolommen aangepast aan de inhoud, zodat er geen text vanaf valt
  • Verticale sjabloonvelden
    Indien aangevinkt worden sjabloonvelden waar meerdere waardes aan gekoppeld zitten (zoals gekoppelde functies of rollen) verticaal in de export gezet. Indien uitgevinkt krijgt elke sjabloonwaarde een eigen kolom.
  • Toon icoonnummer, toon icoontype
    Indien aangevinkt worden het volledige icoonnummer en het soort icoon als kolom toegevoegd.
  • Inclusief activteiten
    Indien aangevinkt worden activiteiten van geselecteerde processen ook geexporteerd
  • Definitieve datum proces invoegen
    Indien aangevinkt wordt, indien een proces definitief is gemaakt, deze datum ingevoegd in de export. 
  • Icoon informatie omlaag doorvoeren
    Indien aangevinkt wordt voor de geselecteerde iconen de informatie op elke rij neergezet. In bovenstaand voorbeeld zijn er door de complexe hierarchie vele lege regels tussen de iconen. Deze worden dan opgevuld met de icooninformatie. Dit kan erg handig zijn indien van pivot tables gebruikt gemaakt wordt.

Gerelateerde artikelen