IT Level Flows

Algemeen

In een tijd van digitalisering en robotisering komt het steeds meer voor dat organisaties processen inrichten, waarbinnen de gegevensverwerking van applicaties en systemen centraal staat. Standaard conventies voor bedrijfsprocessen voldoen dan niet meer aan de behoefte om deze IT architectuur vast te kunnen leggen.

Om de communicatie en samenwerking tussen systemen vast te kunnen leggen zonder de reguliere bedrijfsprocessen onnodig complex te maken, is er in de Sensus BPM Designer een extra categorie beschikbaar, onder de naam IT level. Met behulp van zogenaamde IT flows kan de IT architectuur vastgelegd worden met behulp van een specifieke iconenset. Vervolgens kan de samenhang tussen bedrijfsprocessen en IT flows worden vastgelegd door koppelingen te maken tussen activiteiten van een bedrijfsproces en de in- en output van IT flows. Op die manier kunnen zowel het reguliere procesverloop als de achterliggende systeemverwerkingen worden vastgelegd.

 

 

1. IT Level groepen en flow iconen

Binnen de Sensus BPM Designer worden IT flows gemodelleerd onder de tab IT Level. Net als andere categorieën worden IT flows hiërarchisch ingedeeld middels IT groepen. Op die manier kunt u IT flows onderverdelen op basis van thema’s of onderwerpen (bijvoorbeeld ‘financiële registraties’ of ‘verwerking online aankopen’). Net als voor Documenten en Applicaties kunnen onder IT groepen ook sub-groepen worden geplaatst. De IT architectuur wordt in een boomstructuur weergegeven.

Alhoewel er meerdere iconen beschikbaar zijn voor het modelleren van IT flows, is de werking van deze iconen onder te verdelen in slechts drie typen: connectors, gateways en IT activities.

  • Connectors: iconen van dit type zien hebben standaard hetzelfde uiterlijk als een computeractiviteit. Connectors kunnen aan Computeractiviteiten worden gekoppeld, waardoor het verband tussen procesflows en IT flows wordt vastgelegd. Aan connectors kan ook een applicatie worden gekoppeld. Logischerwijs is dit dezelfde applicatie als degene die aan de gekoppelde Computeractiviteit is toegewezen.
  • Gateways: Iconen van dit type worden gebruikt om een afsplitsing na een bepaalde IT verwerking aan te duiden. Dit is te vergelijken met een Keuze icoon dat gebruikt wordt binnen procesflows.                  
  • IT Activities: van dit type zijn meerdere verschillende iconen beschikbaar. IT activities worden gebruikt om de verwerking van data door verschillende applicaties vast te leggen, maar ook om bijvoorbeeld aan te geven waar data is opgeslagen. Aan elke IT activity kan een applicatie worden gekoppeld.                

 

2. IT flows modelleren

Het modelleren van IT flows werkt hetzelfde als het modelleren van procesflows. Om een IT flow te modelleren gaat u als volgt te werk:

  1. Open de tab IT level door hier links in de interface van de Sensus BPM Designer op te klikken.
  2. Om een IT groep toe te voegen, klikt en sleept u met de linker muisknop een IT groep icoon  vanuit de iconenbalk naar het tekenveld. U kunt meerdere IT groepen naast elkaar toevoegen, of een sub-groep toevoegen door een IT groep icoon op een IT groep in het tekenveld te slepen.
  3. Om een IT flow toe te voegen klikt en sleept u met uw linker muisknop een IT item icoon  op een reeds bestaande IT groep in het tekenveld. U kunt op dezelfde wijze meerdere IT flows onder één groep toevoegen.
  4. Om de flow te modelleren klikt u links in de treeview op een IT item, of dubbelklikt u in het tekenveld op een IT item.
  5. In de iconenbalk verschijnen nu de IT iconen. Klik en sleep een IT icoon met uw linkermuisknop naar het tekenveld om deze toe te voegen.
  6. Wanneer u een IT icoon op een reeds aanwezig IT icoon sleept, zullen deze iconen automatisch met een pijl aan elkaar worden verbonden. U kunt IT iconen ook met elkaar verbinden door een IT icoon te selecteren en vanuit het verbindings-icoon rechtsonder in het selectiekader een pijl naar een ander IT icoon te slepen.

 

3. IT flows koppelen

IT flows kunnen verbonden worden aan procesflows door IT Connectors aan Computeracties te koppelen. Omgekeerd kunt u aan een Computeractie een IT flow toewijzen, waardoor vervolgens automatisch een IT Connector aan deze IT flow wordt toegevoegd.

Door IT Connectors aan Computeracties te koppelen en vice versa, kan door middel van klikken op een IT Connector / Computeractie in de Publisher worden genavigeerd tussen de procesflow(s) en bijbehorende IT flow(s). Ook kunnen deze verbanden nu in rapportages worden opgenomen.

 

IT flows aan processen koppelen

Optie 1: Een Computeractie aan een IT Connector toewijzen.

  1. Open de IT level tab en selecteer een IT flow. Selecteer nu een IT Connector icoon.
  2. In de linker onderhoek van het selectiekader bevinden zich 2 knoppen: één om een applicatie toe te kennen  en één om de connector aan een procesflow of Computeractie te koppelen .
  3. Klik op de knop om een proces te koppelen. In het pop-up menu verschijnen nu de processen en de onderliggende activiteiten.
  4. Wanneer u in deze weergave een Computeractie kiest, zal de IT Connector aan deze Computeractie gekoppeld worden. De naam van de IT Connector zal worden gewijzigd naar die van de gekoppelde Computeractie.
  5. U kunt ook een proces selecteren. Wanneer u hiervoor kiest, zal in het geselecteerde proces automatisch een Computeractie worden aangemaakt, dat aan de geselecteerde IT Connector is gekoppeld.

 

Optie 2: Een IT Connector aan een Computeractie koppelen.

  1. Bij deze werkwijze wordt een koppeling gecreëerd vanuit een procesflow naar een IT flow. Selecteer de Processen tab en selecteer een proces waarin een Computeractie is opgenomen.
  2. Selecteer nu de Computeractie met uw linker muisknop. Klik op het koppel-icoontje linksonder in het selectiekader. Een overzicht van IT flows met onderliggende IT iconen verschijnt in beeld.
  3. Door een IT Connector te selecteren, koppelt u de Computeractie aan deze IT Connector. U kunt echter ook een IT flow selecteren. In dat geval zal er in die flow een IT Connector worden aangemaakt met dezelfde naam als de Computeractie, die ook gelijk gekoppeld is.

 

 

4. IT iconen aan applicaties koppelen

Door IT iconen aan applicaties te koppelen, kan inzichtelijk worden gemaakt hoe de communicatie tussen verschillende systemen en databases is ingericht. Om een IT icoon aan een applicatie te koppelen gaat u als volgt te werk:

  1. Selecteer een IT flow en selecteer binnen deze flow een IT icoon.
  2. Klik vervolgens linksonder in het selectiekader op de knop om applicaties te koppelen.
  3. Selecteer de applicatie(s) die aan het IT icoon gekoppeld dient (of dienen) te worden.

Door het IT icoon aan een applicatie te koppelen, zal deze applicatie in rapportages verschijnen bij het betreffende IT icoon. Ook zal het IT icoon bij een applicatierapport worden genoemd. Tevens kan later het verloop van de IT flow door de verschillende applicaties en systemen worden gevisualiseerd in swim lanes op basis van deze applicaties.