Processen vastleggen

Om processen te beschrijven in de Sensus BPM Designer gaat u links in beeld naar de tab ‘Processen’. In deze tab vindt u de processtructuur (boomstructuur). In het canvas (middelste onderdeel van de interface) verschijnt nu de weergave op activiteitenniveau.

LET OP: Om processen te kunnen modelleren moet er eerst een processtructuur gemaakt worden. Lees hiervoor de uitleg op Niveaus: uw processtructuur uitwerken

De 8 icoontypen

Voor het modelleren van processen wordt in de Sensus BPM Designer gebruik gemaakt van de 8 iconen van de Sensus-methode. Deze vindt u terug in de iconenbalk wanneer u een proces wilt modelleren. Meer uitleg over de Sensus-methode modelleertechniek kunt u vinden op de pagina Sensus-methode procesmanagement methodiek. Hieronder volgt een korte toelichting over de functie van de 8 iconen.

  Aanleiding / Resultaat

Een Aanleiding / Resultaat geeft de start (trigger) of het einde (resultaat) van een proces of actie aan, niet zijnde een document.

  Actie

Een Actie betreft alle handelingen die door een persoon worden uitgevoerd. Een Actie wordt beschreven met een werkwoord en een zelfstandig naamwoord en kost tijd.

  Computeractie

Een Computeractie is een Actie (kost tijd, bevat zelfstandig naamwoord en werkwoord), waarbij een specifieke applicatie nodig is om deze te kunnen voltooien.

Aan elke computeractie kan een verantwoordelijke afdeling en functie worden gekoppeld. Hoe u dat doet leest u in het hoofdstuk Afdelingen & functies.

Ook kan aan elke Computeractie een applicatie worden gekoppeld. Hoe dit werkt leest u in het hoofdstuk Applicaties.

  Keuze

Een keuze is een kruispunt in een procesbeschrijving. Het is het logische gevolg van de (Computer-) Actie die ervóór beschreven is. Een Keuze wordt kort beschreven, eindigt met een vraagteken en moet met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord kunnen worden.

Een keuze wordt opgevolgd door 2 activiteiten: één voor de ‘ja’ optie en één voor de ‘nee’ optie. Deze opties worden weergegeven door de verbindingspijlen tussen de Keuze en de activiteiten die volgen. Meer uitleg over Keuzes en verbindingspijlen kunt u vinden onder ‘Verbindingspijlen na Keuze-iconen’.

  Invoerdocument

Een invoerdocument is een papieren of digitaal bestand met een bepaalde status. Dit bestand is nodig om een (Computer-) Actie te kunnen uitvoeren. Het kan dus als input gelden voor die (Computer-) Actie.

In de Sensus BPM Designer kan aan elk invoerdocument een Document worden gekoppeld. Elk Document kan meerdere Bestanden bevatten. Hoe het koppelen van Documenten werkt leest u in het hoofdstuk Documenten en Bestanden.

  Uitvoerdocument

Een Uitvoerdocument is een papieren of digitaal bestand met informatie dat resulteert uit een (Computer-) Actie.

In de Sensus BPM Designer kunnen aan elk Uitvoerdocument ook Documenten worden gekoppeld. Meer informatie leest u in het hoofdstuk Documenten en Bestanden.

  Archief

Een Archief is een fysieke opslaglocatie of een digitaal opslagmedium waar documenten of andere informatie worden bewaard. In de meeste gevallen volgt een Archief na een Uitvoerdocument, of volgt een Invoerdocument het Archief op.

 

Procesverwijzing

Een procesverwijzing wordt gebruikt als koppelstuk tussen processen. Hiermee wordt dus aangegeven dat eventuele opvolgende / voorafgaande activiteiten in het proces beschreven staan waarnaar verwezen wordt.

In de Sensus BPM Designer kan aan een procesverwijzing een proces worden gekoppeld. Door in de publicatie-omgeving op de procesverwijzing te klikken, kunt u naar het proces waarnaar verwezen wordt navigeren.

De 8 icoontypen hebben standaard het uiterlijk van de 8 iconen van de Sensus-methode. Indien gewenst kan het uiterlijk van de iconen in de Sensus BPM Designer worden gewijzigd. De werking van de iconen is echter altijd gebaseerd op het type icoon. Meer informatie over het wijzigen van het uiterlijk van iconen vindt u in het hoofdstuk Sensus-methode procesmanagement methodiek.

Nieuwe activiteiten toevoegen

Nieuwe activiteiten kunnen eenvoudig toegevoegd worden door ze naar het canvas te slepen. In de iconenbalk staan alle activiteiten die u kunt gebruiken om een proces te modelleren. Dit gaat als volgt:

  1. Selecteer in de processtructuur links in beeld het proces dat u wilt modelleren. Via het canvas kan dat door met uw linker muisknop te dubbelklikken op een proces.
  2. Klik en sleep nu met uw linker muisknop ingehouden een activiteit vanuit de iconenbalk naar het canvas. Losse iconen (die niet met een pijl verbonden zijn) kunt u op een willekeurige locatie in het canvas plaatsen.
  3. Om de naam van het icoon te wijzigen selecteert u het icoon door er met de linker muisknop op te klikken en de naam te typen.
  4. U kunt zo veel iconen toevoegen als u wilt.

Activiteiten verplaatsen

U kunt activiteiten in het canvas van positie verplaatsen door middel van drag-and-drop. Klik en sleep met uw linkermuisknop een activiteit naar een andere positie in het canvas. Het icoon is nu verplaatst.

Activiteiten verwijderen

Voor het verwijderen van activiteiten gaat u als volgt te werk:

  1. Selecteer de activiteit door in het canvas met uw linker muisknop op de activiteit te klikken (niet dubbelklikken!).
  2. Klik nu op het rode kruis  rechts boven de activiteit.
  3. De activiteit is nu verwijderd. Eventuele verbindingspijlen van en naar de activiteit zullen ook automatisch verwijderd worden.

Activiteiten met elkaar verbinden

Activiteiten kunnen met elkaar verbonden worden door middel van pijlen. Op die manier ontstaat er een procesflow. De richting van de pijlen suggereert de volgorde waarop de activiteiten binnen het proces worden uitgevoerd. Het verbinden van iconen kan op twee manieren.

Optie 1: activiteiten verbinden met behulp van drag-and-drop.

  1. Klik en sleep een activiteit vanuit de iconenbalk.
  2. Plaats de activiteit bovenop de activiteit waarmee deze verbonden moet worden.
  3. Er zal automatisch een pijl worden getrokken vanaf de activiteit die al op het canvas stond naar de activiteit die daar op is gesleept.
  4. Deze manier van activiteiten verbinden kan ook worden gebruikt om reeds geplaatste activiteiten met elkaar te verbinden. In dat geval klikt en sleept u met de linkermuisknop ingehouden de ene activiteit in het canvas naar de andere in het canvas.

LET OP: Wanneer u deze optie gebruikt, zullen de activiteiten automatisch worden gepositioneerd volgens de tekenregels van de Sensus-methode. Indien gewenst kunt u de activiteiten herpositioneren door ze met uw linker muisknop naar een andere positie in het canvas te slepen.

Optie 2: Activiteiten verbinden met behulp van de ‘pijl’ knop.

Deze optie gebruikt u wanneer u activiteiten met elkaar wilt verbinden zonder de positie van die activiteiten te willen aanpassen. Dit is handig wanneer activiteiten bijvoorbeeld wat verder uit elkaar staan, of wanneer u een verbindingspijl wilt tekenen van een activiteit in het begin van de flow naar een activiteit die aan het eind van de flow staat. Dit doet u als volgt.

  1. Voeg minimaal twee activiteiten toe door ze met de linker muisknop vanuit de iconenbalk naar het canvas te slepen (met andere woorden: er dienen minimaal 2 activiteiten in het canvas te staan.
  2. Selecteer de activiteit van waar u een pijl wilt trekken.
  3. Teken nu een pijl door met uw linkermuisknop op het ‘pijl’ icoon te klikken en de pijl met uw linkermuisknop ingehouden naar een andere activiteit te slepen. Laat vervolgens de muisknop los.
  4. De activiteiten zijn nu met de pijl verbonden.

 

Verbindingspijlen vanuit keuze-iconen

Vanuit keuze-iconen kunt u twee verschillende verbindingspijlen creëren: één pijl voor ‘ja’ en één voor ‘nee’. Wanneer u gebruik maakt van de drag-and-drop optie om iconen met elkaar te verbinden, zal de eerste pijl vanuit een keuze altijd de ‘ja’ optie weergeven. De tweede verbindingspijl (dus wanneer u een tweede icoon op een keuze plaatst) zal automatisch de ‘nee’ optie vormen.

 

 

Bij drag-and-drop wordt de activiteit na de ‘ja’ optie automatisch onder de keuze geplaatst. De activiteit na de ‘nee’ optie wordt rechts naast de keuze gepositioneerd.

Wanneer u de optie gebruikt om verbindingspijlen te trekken met behulp van het ‘pijl’ knopje, zal de eerste pijl automatisch de ‘ja’ optie zijn. De tweede pijl wordt de ‘nee’ optie. De iconen worden echter niet automatisch gepositioneerd onder of naast het keuze-icoon.

Verbindingspijlen tussen activiteiten verwijderen

Om verbindingspijlen tussen activiteiten te verwijderen, gaat u als volgt te werk:

  1. Selecteer één van de activiteiten waartussen de verbindingspijl is getrokken (linkermuisknop).
  2. Klik nu met uw linker muisknop op het blauwe cirkeltje net boven het begin of einde van de verbindingspijl. Houd uw linkermuisknop ingedrukt.
  3. Sleep nu de pijl naar een leeg deel van het canvas en laat uw linkermuisknop los.
  4. De pijl is nu verwijderd.

 

Verbindingspijlen herpositioneren

Bij complexe processen kan het voorkomen dat de verbindingspijlen tussen activiteiten elkaar kruisen. Om toch meer overzicht te creëren is het in de Sensus BPM Designer mogelijk om verbindingspijlen te verplaatsen, zodat ze bijvoorbeeld om andere activiteiten heen worden getekend.

  1. Indien u de canvasweergave van het proces nog niet voor u heeft: klik in de boomstructuur op het proces waarvan u de flow wilt aanpassen.
  2. Zorg dat u géén activiteit heeft geselecteerd (anders zal deze ook worden verplaatst). U kunt de-selecteren door met uw linker muisknop op een leeg deel van het canvas te klikken.
  3. Klik nu met uw linker muisknop op een verbindingspijl die u wilt herpositioneren en sleep met uw linker muisknop ingehouden de pijl naar de gewenste positie.
  4. Laat nu uw linker muisknop los. De pijl zal nu opnieuw getekend worden.

De volgorde (nummering) van activiteiten wijzigen

Om de nummering van activiteiten te wijzigen gaat u als volgt te werk:

  1. Selecteer in de boomstructuur links in beeld met uw linkermuisknop één of meerdere activiteiten.
  2. Sleep nu met de linker muisknop ingehouden de activiteit(en) omhoog of omlaag in de hiërarchie van de activiteiten in de boomstructuur.
  3. De nummering van de activiteiten wordt nu in de flow aangepast op basis van de volgorde van de activiteiten in de boomstructuur.

 

Processen koppelen met behulp van Procesverwijzingen

Wanneer u Procesverwijzingen heeft toegevoegd in uw procesflow, kunt u deze gebruiken om processen met elkaar te koppelen. Hiervoor moet u uiteraard eerst een ander proces in de processtructuur hebben toegevoegd.

Om processen via een Procesverwijzing aan elkaar te koppelen gaat u als volgt te werk:

  1. Selecteer in de procesflow een Procesverwijzing.
  2. Links onder in het selectiekader ziet u een klein icoon om een proces te selecteren dat u wilt koppelen Klik hier op.
  3. De processtructuur verschijnt in een pop-up menu. Klik op het selectievakje vóór het proces waarnaar u wilt verwijzen.
  4. De processen zijn nu aan elkaar gekoppeld. De Procesverwijzing zal automatisch de naam krijgen van het proces dat u selecteerde. U kunt de naam wijzigen, zonder dat de koppeling verloren gaat.
  5. In het proces waarnaar u verwijst wordt automatisch een Procesverwijzing aangemaakt, dat gekoppeld is aan het proces waarin u aan het modelleren bent. Deze kunt u eventueel weer verwijderen, zonder dat de koppeling die u heeft aangemaakt verloren gaat.

 

Procesoptimalisatieknop

De Sensus BPM Designer maakt gebruik van de tekenregels volgens de Sensus-methode. Wanneer u activiteiten met elkaar verbindt door ze op elkaar te slepen, zullen de activiteiten automatisch gepositioneerd worden volgens deze modelleerregels.

Wanneer u activiteiten zelf positioneert, kan het voorkomen dat de procesflow te complex wordt. In dat geval kunt u de procesflow laten herindelen, zodat deze weer wordt weergegeven volgens de Sensus-methode. Dit doet u als volgt:

  1. Selecteer het proces waarvan u de flow wilt laten hertekenen.
  2. Klik nu in de menubalk op de knop Procesoptimalisatie
  3. De activiteiten en verbindingspijlen worden nu opnieuw gepositioneerd volgens de richtlijnen van de Sensus-methode.

Voor Procesoptimalisatie:

 

Na procesoptimalisatie:

LET OP: Bij zeer complexe procesflows kan het voorkomen dat na Procesoptimalisatie toch niet geheel logisch is opgebouwd. In dat geval kunt u de activiteiten alsnog herpositioneren door middel van klikken en slepen.

Toelichtingen aan activiteiten toevoegen

Aan alle activiteiten kan extra informatie worden toegevoegd. Dit wordt gedaan aan de rechterkant van de interface; het Icoon kenmerken veld. Om een toelichting aan een activiteit toe te voegen, doet u het volgende:

  1. Navigeer naar een proces, door er op te klikken in de boomstructuur (links in beeld).
  2. Klik nu op een activiteit om deze te selecteren.
  3. Rechts in beeld verschijnen de icoon kenmerken van de geselecteerde activiteit. U vindt hier het icoon type, eventueel de gekoppelde afdeling en alle andere informatie.
  4. Wanneer de icoon kenmerken niet rechts in beeld verschijnen, klikt u rechts in beeld op de grijze balk om de icoon kenmerken uit te klappen.
  5. Klik met uw linkermuiknop in het veld Toelichting (Description).
  6. U kunt nu een korte toelichitng bij de geselecteerde activiteit typen.
  7. Wanneer u klaar bent, klikt u buiten het toelichtingsveld. De toelichting wordt automatisch bewaard bij de activiteit.

 

Gerelateerde artikelen