Publiceren

Introductie in de Publisher

Processen die beschreven zijn in de Sensus BPM Designer kunnen worden gepubliceerd met behulp van de Publisher. Dit is de weergave van de procesinformatie in een web omgeving, die door andere belanghebbenden geraadpleegd kan worden. Op die manier kunnen medewerkers van een organisatie op willekeurige momenten relevantie informatie over processen opzoeken, zonder toegang te krijgen tot de Sensus BPM Designer.

Niet alle informatie in een projectbestand is echter relevant voor een belanghebbende. Een medewerker kan bijvoorbeeld op zoek zijn naar een werkinstructie voor een specifieke actie waar hij op dat moment mee bezig is. Die medewerker heeft op dat moment vaak geen behoefte om alle processen, activiteiten, het organogram of een hele documentlijst te doorlopen, om zo de gewenste informatie terug te vinden.

Om medewerkers gestructureerd en efficiënt specifieke informatie te kunnen aanbieden, zonder al teveel te hoeven zoeken, wordt gebruik gemaakt van de Publisher. Met behulp van de Publisher kunnen heldere overzichten voor de publicatie van een BPM project worden gemaakt, die een eindgebruiker in staat stellen om binnen slechts een paar muisklikken de gewenste informatie te kunnen vinden.

 

Publisher: menu en opties

 

Het menu voor het bewerken van de Publisher kunt u openen door in de menubalk van de Sensus BPM Designer op  te klikken. U kunt hierna DirectLink of Visual Navigator aanklikken. De eerste keer dat u de Publisher opent zullen er nog geen starschermen of Direct Links aanwezig zijn.

Het menu bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. Linker kolom: links in beeld wordt een overzicht van alle aangemaakt schermen en Direct Links weergegeven. U kunt hier een scherm of Direct Link toevoegen, verwijderen of selecteren om te wijzigen. Klik op een titel (Scherm of Direct Links) om de lijstweergave van het betreffende item open te klappen;
  2. Bewerkingsgebied: het middengedeelte van het menu geeft de aangemaakt e en geselecteerde schermen weer. Hier ziet u de achtergrondafbeelding en kunt u velden aanmaken om te koppelen aan bijvoorbeeld Direct Links;
  3. Knoppenbalk veldenselectie: tussen de linkerkolom en de schermweergave bevindt zich de knoppenbalk om velden aan te maken in een scherm. Klik en sleep een veld vanuit de knoppenbalk naar het bewerkingsgebied om een veld toe te voegen;
  4. Item kenmerken kolom: de rechter kolom van het menu geeft de informatie van een geselecteerd item (scherm, Direct Link) weer. Wanneer u een nieuwe Direct Link toevoegt, kunt u hier het type Direct Link en de bijbehorende projectinformatie instellen.
  5. Toepassen/ Annuleren knoppen: om de aangemaakte publicatieoverzichten op te slaan, klikt u rechts boven in beeld op Toepassen. Klik op Annuleren om de wijzigingen ongedaan te maken en de editor af te sluiten.

 

Direct Links: betekenis en wijze van gebruik in de Publisher

Om in de publicatie van uw project naar specifieke componenten te verwijzen, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde Direct Links. Dit zijn directe verwijzingen naar dat onderdeel, die altijd blijven werken, ongeacht of u bijvoorbeeld een proces waarnaar u middels een Direct Link verwijst, verplaatst onder een ander hoofdproces.

Om een Direct Link aan te maken, gaat u als volgt te werk:

  1. Open het menu van de Publisher.
  2. Klik in de linker kolom op het ‘plusje’ . Indien gewenst kunt u eerst op de titel ‘Direct Links klikken om de lijst van aangemaakte Direct Links weer te geven.
  3. Er wordt een Direct Link aangemaakt. In de rechter kolom kunt u de eigenschappen van deze Direct Link aanpassen (onder Genereren nieuwe Direct Link).
  4. Allereerst kiest u het type Direct Link dat u wilt aanmaken onder Selecteer Link type. De verschillende types worden later in deze uitleg toegelicht.
  5. Elk type link heeft haar eigen eigenschappen en werking. Wanneer u bijvoorbeeld het type Procesgroep selecteert, zal in de rechter kolom uw processtructuur worden weergegeven. In deze processtructuur kunt u nu één of meerdere processen aanvinken, die onder deze procesgroep moeten worden toegevoegd.
  6. U kunt de naam van de Direct Link aanpassen onder het kopje Naam in de rechter kolom.
  7. Wanneer u tevreden bent over het type en de naam van de Direct Link, klikt u in de titelbalk van de rechterkolom op het ‘vink’-icoontje . De Direct link is nu toegevoegd en wordt ook in de lijst van de linker kolom getoond.

 

Direct Links sorteren

In eerste instantie worden Direct Links in de lijst weergegeven in de volgorde waarin deze zijn aangemaakt. U kunt deze lijst sorteren door op het ‘pijltje’  in de titelbalk van de Direct Link lijst te klikken.

 

Direct Links verwijderen

Om een Direct Link te verwijderen klikt u met uw linkermuisknop op een Direct Link en klikt u vervolgens op het ‘prullenbak’ icoontje in de titelbalk van de Direct Link lijst.

 

Direct Links bijwerken

Bij het aanmaken van Direct links naar groepen (Afdelings- of Functiegroepen, Applicatiegroepen, etc.) worden voor groepen van items automatisch de processen toegevoegd waarbinnen dit item gekoppeld is. Wanneer dat item later binnen een ander proces wordt gekoppeld, zal dit proces nog niet in de groep voorkomen. Om Direct Links naar groepen eenvoudig te updaten gebruikt u de knop “Wijzig Direct Link-groepen”.  Met deze knop worden nieuwe verbanden tussen het item en de bijbehorende processen automatisch doorgevoerd in de groepen.

 

Typen Direct Links

Bij het aanmaken van een nieuwe Direct Link kunt u kiezen uit een breed spectrum aan verschillende typen links. Direct Links worden onderverdeeld in twee hoofdgroepen: Direct Links voor groepen en Direct Links naar een icoon. Hieronder volgt korte toelichting van elk type Direct Links.

 

Direct Links naar groepen:

Procesgroep:

Een Direct Link van het type Procesgroep is bedoeld om een groepering van processen aan te bieden in de Publisher. Wanneer een gebruiker op deze link klikt, worden de geselecteerde processen in een overzicht getoond. Vervolgens kan de gebruiker op een proces klikken om hiervan de flow te openen.

Om een Procesgroep aan te maken gaat u als volgt te werk:

  1. Open de editor om Direct Links en publicatieschermen te creëren.
  2. Klik op de titel van de Direct Links kolom (linksonder in beeld in de editor). De lijst met Direct Links zal nu worden opengeklapt. Als er nog geen Direct Links aangemaakt zijn, zal deze lijst vanzelfsprekend leeg zijn.
  3. Klik nu op het ‘plusje’ .
  4. Rechts in beeld worden de opties getoond om een nieuwe direct link aan te maken. Kies onder het kopje ‘selecteer link type’ voor Procesgroep.
  5. Vul onder het kopje ‘Naam’ de naam van de procesgroep in.
  6. Selecteer daaronder vervolgens de processen die aan deze groep moeten worden toegevoegd.
  7. Klik nu rechtsboven achter ‘creëer nieuwe Direct Link’ op het ‘vinkje . De Procesgroep wordt nu toegevoegd in de linker lijst van Direct links. Indien gewenst kunt u later de Procesgroep aanklikken om de onderliggende processen te wijzigen.

 

 

Documentgroep:

Met behulp van een Documentgroep kunt u een Direct Link creëren die, na erop te klikken in de publisher, een vooraf gespecificeerde lijst van documenten toont. Hierna kan de gebruiker op een document klikken om daarvan het documentrapport te tonen.

Het aanmaken van een Documentgroep werkt ongeveer hetzelfde als een Procesgroep:

  1. Klik links in het overzicht van direct links op het ‘plusje’ . Selecteer vervolgens rechts onder ‘Selecteer type’ Documentgroep.
  2. Geef de Documentgroep een naam en selecteer in de instellingen de documenten die in deze groep moeten worden toegevoegd.
  3. Klik vervolgens op het ‘vinkje’  om de Documentgroep toe te voegen. Deze verschijnt nu in de lijst van Direct Links.

 

Afdelingsgroep:

Een Direct Link van het type afdelingsgroep genereert een soort folder met daarin automatisch de processen toegevoegd waarbinnen de afdeling een verantwoordelijkheid heeft.

Om een Afdelingsgroep toe te voegen klikt u op het ‘plusje’  in de titelbalk van Direct Links. Vervolgens kiest u rechts in beeld het Direct Link type Afdelingsgroep. Gaaf de groep een naam en selecteer vervolgens de afdeling waarvoor u de groep wilt creëren. Klik daarna op het ‘vinkje’ om de Direct Link toe te voegen. Deze verschijnt nu links in de lijst van Direct Links.

 

 

Functiegroep:

Een Direct Link voor een Functiegroep werkt hetzelfde als een Afdelingsgroep, alleen worden hier de processen toegevoegd voor één specifieke functie. Deze functie heeft binnen de processen dus één of meerdere verantwoordelijkheden.

  1. Om een Functiegroep toe te voegen klikt u op het ‘plusje’  en selecteert u rechts in beeld het type Functiegroep.
  2. Geef de groep een naam, selecteer de gewenste functie en klik op het ‘vinkje’  om de Functiegroep toe te voegen. Deze wordt nu in de lijst van Direct Links toegevoegd.

 

 

Applicatiegroep:

Een Direct Link van het type Applicatiegroep toont alle processen waarbinnen een bepaalde applicatie aan een icoon is gekoppeld. Deze processen worden automatisch toegevoegd bij het aanmaken van de groep.

  1. Kies, na het aanklikken van het ‘plusje’  in de titelbalk boven de Direct Link lijst, rechts in beeld voor link type Applicatiegroep.
  2. Geef de groep een naam en selecteer de applicatie waarvoor u de groep wilt aanmaken.
  3. Klik op het ‘vinkje’ . De Applicatiegroep wordt nu toegevoegd in de lijst van Direct Links.

 

 

IT groep:

Een Direct Link naar een IT groep toont de processen waarbinnen deze IT flow gekoppeld is. De processen worden automatisch aan de groep toegevoegd bij aanmaken van de Direct Link.

  1. Klik op het ‘plusje’  boven de lijst van Direct Links om een nieuwe link toe te voegen.
  2. Selecteer vervolgens rechts in beeld onder ‘Link type’ voor IT Groep.
  3. Geef de groep een naam.
  4. Selecteer vervolgens de IT flow waarvoor u een groep wilt creëren.
  5. Klik daarna op het ‘vinkje’  in de titelbalk van de Direct Link eigenschappen. De IT Groep wordt nu toegevoegd in de lijst met Direct Links.

 

 

Categoriegroep (divers):

Direct Links van het type Categoriegroep kunnen alleen worden aangemaakt als er binnen het project ook nieuwe categorieën zijn toegevoegd. Na klikken op een Categoriegroep in de publicatie worden de processen getoond waar deze categorie aan is gekoppeld.

Het aanmaken van een Direct Link naar een Categoriegroep werkt hetzelfde als voor bijvoorbeeld een Applicatiegroep.

 

Direct Links naar iconen:

Direct links naar iconen worden allemaal op dezelfde wijze aangemaakt in de editor van de Publisher. De specifieke links hebben wel verschillende functionaliteiten Hieronder wordt eerst uitgelegd hoe u een Direct Link naar een icoon aanmaakt. Vervolgens wordt per type uitgelegd wat u te zien krijgt wanneer u op een dergelijke Direct Link klikt in de Publisher.

Om een Direct link naar een icoon aan te maken gaat u als volgt te werk:

  1. Klik in de editor van de Publisher op het ‘plusje’  in de titelbalk van de lijst van Direct Links.
  2. Selecteer nu rechts in de link eigenschappen onder ‘Link type’ het type Icoon.
  3. In de rechter weergave van de editor verschijnen nu de tabs van de projectcomponenten die binnen het project aanwezig zijn (Processen, Afdelingen & Functies, Applicaties…).
  4. Door op een tab te klikken wordt de treeview van die tab uitgeklapt.
  5. Selecteer een icoon uit de treeview door het hokje voor het icoon aan te vinken.
  6. Geef de Direct Link een naam en klik vervolgens op het ‘vinkje’ . De link wordt nu toegevoegd in de lijst van Direct Links in de linker weergave.

 

Organisatie, thema, hoofdproces:

Direct links naar een Organisatie- thema- of hoofdprocesniveau tonen na klikken het geselecteerde niveau met de onderliggende niveaus. Vanuit dit overzicht kan een gebruiker bijvoorbeeld een proces aanklikken om de bijbehorende procesflow te openen.

 

Proces:

Bij klikken op een Direct Link naar een proces wordt de procesflow van dat proces geopend. Eventueel kan in de instellingen van de Direct Link de flowweergave worden aangepast, waardoor de procesflow bijvoorbeeld in verticale swim lanes wordt geopend.

 

Afdeling:

Wanneer u in de Publisher op een Direct Links naar een Afdeling klikt, wordt van de Afdeling het functie-taken overzicht getoond. Hierin staat de toelichting van deze afdeling en worden de activiteiten en eventueel andere componenten waaraan deze Afdeling als verantwoordelijke is toegekend getoond.

 

Functie:

Een Direct Link naar een Functie heeft dezelfde werking als een Direct Link naar een Afdeling. Vanzelfsprekend worden na klikken alleen de activiteiten van de geselecteerde functie getoond in een functie-taken overzicht.

 

Groep applicaties:

Een Direct Link naar een groep applicaties creëert u door in de treeview van de Applicaties tab in de Publisher een hoofdniveau te kiezen, waaronder meerdere applicaties toegevoegd zijn.

Na klikken op deze Direct Link in de Publisher wordt het deel van de boomstructuur uit de Applicatietab getoond vanaf het item dat u selecteerde.

 

Applicatie:

Na klikken op een Direct Link naar een Applicatie worden de beschrijving en de project componenten getoond, waaraan deze applicatie gekoppeld is, het zogenaamde applicatierapport.

 

Groep IT flows:

Een Direct Link naar een groep IT flows heeft hetzelfde soort resultaat als een Direct Link naar een groep applicaties, maar vanzelfsprekend wordt nu de treeview vanaf dat IT boom niveau getoond.

 

IT flow:

Na klikken op een Direct Link naar een IT flow wordt de flowweergave van dit It proces getoond.

 

Categorie item (divers):

Dit type Direct Link is alleen beschikbaar wanneer u extra Categorieën in uw project heeft toegevoegd. Een Direct Link naar een categorie item laat de beschrijving van dit item zien en waar dit categorie item wordt gebruikt.

 

Schermen toevoegen in de Publisher

Alhoewel Direct Links ook gebruikt kunnen worden zonder deze aan velden in schermen te koppelen, komt de ware kracht van deze publicatiemogelijkheid pas naar voren als de links in combinatie met gepersonaliseerde overzichten worden toegepast.

Om een nieuw overzicht te kunnen bewerken is het allereerst van belang om een nieuw scherm aan te maken. Vervolgens kunt u voor dit scherm elke willekeurige afbeelden toevoegen als basis voor uw procesoverzicht. Zo kunt u bijvoorbeeld een indeling op basis van primaire, secundaire of tertiaire processen aanbieden in de publicatie, maar ook een combinatie van processen, documenten, verantwoordelijken en andere projectcomponenten op één pagina uitwerken.

 

Om een nieuw scherm toe te voegen gaat u als volgt te werk:

  1. Open een project waarvoor u een publicatie wilt klaarmaken in de Sensus BPM Designer;
  2. Klik nu in de menubalk op Publisher. Het editor menu verschijnt in beeld.
  3. Klik in de linker kolom op het ‘plusje’  achter ‘Schermen’;
  4. Er wordt een nieuw scherm aangemaakt, die ook wordt weergegeven in de lijstweergave in de linker kolom onder ‘Schermen’;
  5. Het scherm is nu nog leeg. Rechts in beeld kunt u het scherm een naam geven (bijvoorbeeld ‘Home’ voor het scherm dat u als openingspagina wilt gebruiken);
  6. Klik rechts in beeld achter ‘Afbeelding’ op Bladeren.
  7. U kunt nu een afbeelding selecteren. Aangeraden wordt om afbeeldingen in .png opmaak te gebruiken.
  8. Klik op Open. De geselecteerde afbeelding verschijnt nu in het bewerkingsgebied van de editor.
  9. Indien u dit scherm als startscherm wilt gebruiken, vinkt u rechts in beeld de optie Startscherm.
  10. Indien u aan de vrije ruimte om de afbeelding heen nog een kleur wilt toekennen, selecteert u deze kleur in de rechterkolom.

Het eerste scherm is nu toegevoegd. U kunt nog meer schermen toevoegen door op dezelfde manier te werk te gaan als hierboven beschreven. Later wordt uitgelegd hoe deze schermen aan elkaar gekoppeld kunnen worden.

 

 

Actieve velden in de Visual Navigator: schermen en Direct Links koppelen.

Na het toevoegen van één of meerdere schermen en Direct Links in de Publisher is de volgende stap om de navigatie naar deze Direct Links, andere schermen en naar webpagina’s in te richten. In de Publisher kunt u hiervoor velden aanmaken. Deze velden kunt u vervolgens aan bovengenoemde items koppelen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vier typen velden:

velden om schermen te koppelen;

velden om Direct links in schermen toe te voegen;

velden om verwijzingen naar webpagina’s aan schermen toe te voegen;

velden voor een zoekfunctie in schermen.

 

Elk type veld kan in verschillende vormen worden toegevoegd (bijvoorbeeld rechthoekig of rond). Daarnaast kunnen er ook zogenaamde gelabelde velden worden aangemaakt. Gelabelde velden worden later in deze helpfile nader toegelicht.

 

Een veld naar een ander scherm toevoegen

Om schermen met elkaar te koppelen gebruikt u een veld naar een ander scherm. Dit kunt u als volgt doen:

  1. Selecteer in de linker weergave van de Publisher een scherm (onder de kop Visual Navigator).
  2. Klik en sleep nu een Veld naar scherm icoon  vanuit de verticale knoppenbalk op de weergave van het scherm in het middelste deel van de editor (rechthoekig veld, rond veld, gelabeld veld).
  3. Door met de linkermuisknop te klikken en slepen kunt u het aangemaakte veld op de juiste positie in het scherm plaatsen. U kunt de afmetingen aanpassen door de hoeken van het veld aan te klikken en verslepen.
  4. Selecteer nu rechts in de gebiedseigenschappen (wanneer u het veld heeft geselecteerd door deze aan te klikken) het scherm waarnaar dit veld dient te verwijzen. Vanzelfsprekend dienen er daarvoor meerdere schermen aangemaakt te zijn.
  5. Vul eventueel een korte toelichting in. Het veld is nu gekoppeld aan een ander scherm.

 

Notitie: denk eraan om, indien gewenst, ook een verwijzing vanuit het tweede scherm terug naar het eerste scherm aan te maken.

 

Een veld naar een Direct Link toevoegen

Om een Direct Link toe te voegen aan een scherm, kunt u gebruik maken van een Veld naar Direct Link. Dit doet u als volgt:

  1. Selecteer een scherm waaraan u een veld naar een Direct Link wilt toevoegen (rechthoekig, rond, gelabeld).
  2. Verplaats het veld door deze met uw linkermuisknop aan te klikken en te slepen en pas, indien gewenst, de afmetingen van het veld aan door de hoeken van het geselecteerde veld te verslepen.
  3. Selecteer het veld door erop te klikken. Rechts in beeld verschijnen de veld eigenschappen. Selecteer in deze eigenschappen de Direct Link dat aan dit veld gekoppeld dient te zijn. Vul eventueel nog een beschrijving van het veld in.

 

Een veld naar een url toevoegen

  1. Om een veld naar een url toe te voegen klikt en sleept u met de linkermuisknop een icoon voor een url veld  (rechthoekig, cirkelvormig of gelabeld) op het scherm.
  2. Klik en sleep het veld naar de juiste locatie en pas eventueel de afmetingen aan.
  3. Selecteer het veld door er met uw muisknop op te klikken. De eigenschappen van het veld verschijnen rechts in beeld.
  4. Vul onder het kopje Link de url in waarnaar dit veld moet verwijzen.
  5. In het veld voor gebied informatie kunt u een toelichting schrijven die wordt weergegeven wanneer u het veld in de Publisher met uw muis aanwijst.

 

 Een zoekveld in een scherm toevoegen

Om een zoekveld toe te voegen gaat u als volgt te werk:

  1. Klik en sleep het zoekveld icoon naar een locatie op het geselecteerde scherm.
  2. Pas de afmetingen eventueel aan door de hoeken van het veld met uw linkermuisknop aan te klikken en te verslepen.
  3. In de rechterkolom hoeft u verder niets in te vullen. In de Publisher zal het veld als actief zoekveld worden getoond. Gebruikers kunnen hier een zoekterm invullen, waarna alle projectcomponenten doorzocht zullen worden en de resultaten in beeld verschijnen.