Rapportages: PDF

Exporteren naar PDF

Met behulp van de PDF export optie kunt u een rapport genereren van specifieke onderdelen van uw project. Dit rapport kan bijvoorbeeld een gedetailleerde uiteenzetting van één of meerdere processen bevatten, maar kan ook worden gebruikt om een functie-taken overzicht te creëren. De werking van een PDF export is hetzelfde als die voor Word.

Om een PDF rapport te genereren gaat u als volgt te werk:

1. Open het export menu door in de menubalk onder bestand en export op PDF te klikken. 
2. Het export menu verschijnt nu in beeld. De interface van dit menu bestaat uit de volgende onderdelen:

• De linker kolom toont de componenten van uw project. Deze werkt hetzelfde als de treeview weergave in de modeler.
• Direct daarnaast wordt een overzicht getoond van alle datavelden die in het project zijn aangemaakt (niet beschikbaar in de Sensus BPM Designer Lite).
• Aan de rechterkant van de interface ziet u de rapport-instellingen. Hier kunt u specifieke instellingen van de rapportage wijzigen.
• Bovenaan in het menu vindt u de knoppen om een project op te slaan / te exporteren. Ook staan hier verschillende tabs om een andere rapportagevorm te selecteren.

3. Selecteer aan de linkerkant in de treeview één of meerdere items om te exporteren. Om een Thema, Hoofdproces, Proces in de rapportage op te nemen, selecteert u deze door het vinkje voor het gewenste item aan te vinken.
4. Om een functie-taken overzicht te selecteren, klikt u eerst links in beeld op de tab ‘Afdelingen en Functies’. Vervolgens kiest u via de treeview de afdeling of functie waarvan u een rapport wilt genereren.
   (voor Sensus BPM Designer:) U kunt op deze manier ook items van een andere categorie uit uw project selecteren. Klik op de gewenste categorie en selecteer het item dat u in het rapport wilt opnemen.
5. Stel nu rechts in het menu in hoe de rapportage wordt vormgegeven. De beschikbare opties zijn:

• Procesflow / mixed: Met deze opties kunt u de weergave van de flow wijzigen. Een procesflow toont het proces in de rapportage in de normale weergave of in swim lanes weergave. Een mixed flow toont het proces in tabelvorm, waarbij het proces in de eerste kolom staat en de verantwoordelijke functies en icooninformatie in de kolommen ernaast. Meer toelcihting over Mixed rapporten volgt later in dit hoofdstuk;
• View: In het drop-down menu onder deze optie kunt u kiezen of u wel of geen flow in de rapportage wilt opnemen en zo ja, welk flowtype (zoals bijvoorbeeld horizontale of verticale swim lanes);
• Header: Selecteer hier welk logo en welke koptekst er in de rapportage worden getoond;
• Details: Wanneer u een flow in het rapport wilt opnemen, kunt u hier aangeven of de volgnummers en verantwoordelijke afdeling en functie worden getoond. Ook kunt u aangeven of u bijvoorbeeld handelingen wilt exporteren;
• Layout: Geef hier aan of de procesflows over één of meerdere pagina’s worden verdeeld;
• Formaat: Selecteer hier of de rapportage op A3 of A4 formaat wordt aangemaakt;
• Afdrukstand: Kies hier een staande of liggende afdrukstand.

6. Klik op Opslaan of Exporteer om een PDF rapport te genereren.

Functie-taken rapportages

Functie-taken rapportages tonen alle verantwoordelijkheden en bijbehorende informatie voor een functie in één oogopslag. De inhoud van de rapportages is gebaseerd op de componenten waaraan de geselecteerde verantwoordelijke gekoppeld is.

Om een Functie-taken rapportage te genereren gaat u als volgt te werk:

1. Open het PDF export menu via de menubalk van de Sensus BPM Designer.
2. Klik links in de treeview op de tab ‘Afdelingen en Functies’.
3. De afdelingen en functies worden nu links in de treeview getoond. De instellingen voor functierapporten verschijnen in beeld.
4. Selecteer één of meerdere afdelingen en functies in de treeview.
5. Pas de wijzigingen naar wens aan. Deze instellingen zijn:

• Organogram splitsen: Hiermee kunt u aangeven of het organogram opgesplitst moet worden in stukken. Bij grote organogrammen verbeterd dit de leesbaarheid van de grafische weergave en worden rapportages overzichtelijker;
• Header: Selecteer in deze drop-down het logo en de koptekst voor het rapport;
• Selecteer details: Hier kunt u aangeven welke specifieke informatie er wordt getoond binnen het rapport;
• Formaat: Selecteer hier of u een rapport in A4 of A3 formaat wilt;
• Afdrukstand: Selecteer hier of u een rapport in staande of liggende afdrukstand wilt genereren;
• Overige: Hier kunt u aangeven of u de omschrijving voor afdelingen op een nieuw pagina wilt beginnen.

6. Wanneer u tevreden bent over de instellingen, klikt u in de menubalk op Exporteer of Bewaar.

LET OP: functierapporten kunnen gecombineerd worden met procesrapporten. Wanneer u in het procesrapport overzicht een proces heeft aangevinkt, zal dit dus ook in de rapportage worden opgenomen.

Mixed PDF rapporten

In mixed PDF rapporten worden functies en / of toelichtingen naast de grafische weergave van het proces getoond. Hierdoor valt de samenhang tussen de verschillende activiteiten gemakkelijker te herleiden.

De wijze van selectie voor de processen die in de export dienen te worden meegenomen is hetzelfde als dat voor een procesflow rapport. Als extra optie voor instellingen kunt u kiezen om alleen de actie toelichtingen te tonen. Toelichtingen bij in-/uitvoerdocumenten, keuzes etc. zullen dan dus niet worden vermeld in de rapportage.

Belangrijk bij dit menu is de selectie van het type Template. Deze bepaalt welke informatie er wordt geëxporteerd en hoe deze wordt weergegeven (zie afbeelding, rechts onder in beeld). Zo kunt u kiezen om 2-koloms rapportages te maken, waarbij in de linker kolom de flow van het proces wordt getoond, en in de rechter kolom ernaast de functie en eventueel toelichtingen. Bij een 3-koloms export kunt u ook datasjablonen laten weergeven naast elke activiteit. Afhankelijk van de behoefte en het gewenste detailniveau kan op deze manier worden gevarieerd in de lay-out van de PDF exports.