Rollen en Functies

Het kan wenselijk zijn om, naast verantwoordelijke functies, ook rollen te definiëren en toe te wijzen aan activiteiten binnen processen. Rollen worden dikwijls gebruikt bij projectmanagement van projecten die afwijken van de generieke werkwijze van de organisatie, of voor processen die op nevenvestigingen van de organisatie plaatsvinden en daardoor gebruik maken van een ander personeelsbestand. De rollen worden dan ingevuld aan de hand van de beschikbare lokale medewerkers, waarbij een medewerkers meerdere rollen toegewezen kan krijgen.

Er zijn meerdere manieren om rollen te gebruiken, die elk afhankelijk zijn van de doelstelling van de rolindicatie. Over het algemeen geldt dat:

• één rol door meerdere functies kan worden vervuld. De situatie waarin een activiteit plaatsvindt zal bepalend zijn voor de toekenning van de rol;
• één functie meerdere rollen toegekend kan krijgen;
• één rol als indicatie geldt voor meerdere functies op hetzelfde moment binnen een proces. Een bekende toepassing hiervan is het gebruik van een RASCI indeling (Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed), waarbij bijvoorbeeld meerdere medewerkers tegelijkertijd ondersteunend (supportive) kunnen optreden tijdens de uitvoering van een activiteit.

Binnen de Sensus BPM Designer zijn alle drie de opties beschikbaar. Voor het toepassen van een RASCI indeling wordt aangeraden om gebruik te maken van zogenaamde labeled datafields. Meer informatie hierover vindt u in de Online Help onder Datavelden.

Rollen activeren en aanmaken

Om rollen in plaats van functies aan activiteiten toe te kennen dient u de rollencategorie eerst te activeren. U gaat als volgt te werk:

1. Open een project waarbij u rollen wilt gebruiken;
2. Klik in de menubalk onder ‘Project’ op ‘Instellingen’ ;
3. Vink in het menu dat nu verschijnt de optie ‘Rollen gebruiken’ en eventueel ‘Schakel standaard posities in’ aan en klik in de linkerbovenhoek van dit menu op het ‘vinkje’ om de instellingen toe te passen;
4.  
5. Links in de interface is nu een categorie voor Rolgroepen en Rollen toegevoegd. Klik hierop om de Rollencategorie te openen.                                                                                                             

Het toevoegen en aanpassen van Rolgroepen en Rollen werkt hetzelfde als Afdelingen en Functies. U gaat als volgt te werk:

1. Klik en sleep met uw linkermuisknop ingehouden een Rolgroep vanuit de iconenbalk  naar het tekenveld;
2. U kunt een Rolgroep naast de bestaande toevoegen door een Rolgroep-icoon op een leeg deel van het tekenveld te slepen, of een Rolgroep onder een andere Rolgroep toevoegen door het icoon op de bestaande Rolgroep te slepen;
3. Om een Rol toe te voegen, sleept u het Rol-icoon   vanuit de iconenbalk op een Rolgroep in het tekenveld. U kunt meerdere Rollen onder één Rolgroep toevoegen. Op die manier kunt u een Rollen organogram creëren.
4. 

Rollen aan activiteiten koppelen

Wanneer er Rolgroepen en Rollen toegevoegd zijn aan het project, kunt u deze koppelen aan activiteiten. Dit doet u als volgt:

1. Open het projectbestand waarin Rolgroepen en Rollen zijn aangemaakt en klik links in beeld op de Processen categorie. Selecteer nu een proces en klik op een activiteit waaraan u een Rol wilt toevoegen;
2. In het selectiekader van de activiteit ziet u het icoontje om een functie te koppelen  . Echter, wanneer u hierop klikt, verschijnt het Rollen Organogram in plaats van het Functie organogram. Selecteer een Rol om deze aan de activiteit toe te kennen;
3. 
4. Swim lane weergaven van het proces zullen nu gebaseerd worden op de gekoppelde rollen. Let er daarom op dat alle Acties en Computeracties een verantwoordelijke Rol toegekend krijgen.

Functies aan gekoppelde Rollen toekennen

Een procesflow gebaseerd op Rollen is alleen van toegevoegde waarde als de belanghebbenden zich ook herkennen in de benamingen van deze rollen. Daarom is het van belang om aan elke Rol de bijbehorende verantwoordelijke functie(s) te koppelen. Aan een activiteit kan naast een rol óók een verantwoordelijke functie worden gekoppeld. U kunt echter ook een standaard functie aan een rol toekennen, die dan automatisch aan de activiteit wordt toegekend waar u de rol aan heeft toegekend. Allereerst de werkwijze om naast een Rol ook een functie aan een activiteit toe te kennen.

1. Selecteer in een proces een activiteit waar een Rol aan is gekoppeld.
2. Rechts in beeld verschijnen de icoon kenmerken van de activiteit. U ziet hier een veld waarin de gekoppelde Rol wordt weergegeven. Daaronder wordt een veld voor Functies getoond. Door in dit veld te klikken kunt u één of meerdere functies aan de gekoppelde Rol toevoegen;
3. 

De andere benadering om Functies aan Rollen toe te kennen werkt via de tab van de Rolgroepen en Rollen categorie. Hiermee geeft u aan dat een Rol standaard door een bepaalde Functie wordt uitgevoerd. U kunt de gekoppelde Functie later alsnog specifiek per Activiteit aanpassen in een procesflow, maar bij de eerste koppeling wordt altijd de standaard Functie toegekend wanneer de betreffende Rol aan de activiteit wordt toegekend. Dit gaat als volgt:

1. Klik links in de interface (Treeview) op de categorie voor Rolgroepen en Rollen;
2. Selecteer in het Rollen organogram een Rol waaraan u een Functie wilt toekennen;
3. Rechts in beeld kunt u bij de icoon kenmerken van de Rol nu een (of meerdere) Functie(s) selecteren;
4. Waneer u vervolgens op de knop ‘Update’ klikt, zal de geselecteerde Functie voor alle Activiteiten waaraan de Rol is toegekend worden doorgevoerd, óók wanneer u later de Rol aan een andere Activiteit toekent. In de Processen tab kunt u later wel de standaard Positie weer aanpassen naar een ander Positie. Elke keer dat u in de Rollentab op ‘Update’ klikt bij een toegekende Functie aan een Rol, zullen de Activiteiten waaraan deze Rol gekoppeld is worden bijgewerkt naar de bijbehorende Functie.