Sensus-methode procesmanagement methodiek

De Sensus-methode voorziet in een eenvoudige procestaal die stimuleert tot uniform en inspirerend communiceren en samenwerken. Met dit praktische communicatieplatform gaat uw hele organisatie echt procesgericht denken. Op deze pagina leest u meer weten over deze procesmanagement methodiek.

De Sensus-methode® bestaat uit de volgende niveaus:

 Organisatie

Het geheel van georganiseerde activiteiten en organisatieprocessen.

Thema

Een verzameling van hoofdprocessen rond een gemeenschappelijk thema.

Hoofdproces

Een verzameling van processen rond een gemeenschappelijk hoofddoel.

Proces

Een afgerond geheel van opeenvolgende activiteiten met een gemeenschappelijk einddoel.

Activiteit

Bouwsteen voor de totale beschrijving van processen; op dit niveau worden de iconen gebruikt.

De Sensus-methode maakt gebruikt van de volgende acht iconen:

(Dit overzicht is geen volledige beschrijving van de methode. Dit is slechts bedoeld als geheugensteuntje voor gebruikers)

Actie

Een Actie betreft alle handelingen die door een persoon worden uitgevoerd. Een Actie bevat een werkwoord en zelfstandig naamwoord en kost tijd.

Computeractie

Een Computeractie is een actie (kost tijd, bevat werkwoord/zelfstandig naamwoord) waarbij een specifieke computerapplicatie wordt gebruikt.

Invoerdocument

Een Invoerdocument is een papier of een computer-bestand met een zekere status, dat informatie bevat. Het is nodig om een Actie te kunnen uitvoeren, en kan dus input zijn voor die Actie.

Uitvoerdocument

Een Uitvoerdocument is ook papier of een bestand met informatie, maar dan als resultaat van een Actie of een Proces.

Keuze

Een Keuze is een kruispunt in de procesbeschrijvingen. Een Keuze wordt kort geformuleerd, eindigt op een vraagteken en moet beantwoord kunnen worden met ‘ja’ en ‘nee’.

Aanleiding / Resultaat

Een Aanleiding / Resultaat geeft de start of het resultaat van een proces of actie aan, niet zijnde een document.

Archief

Een Archief is een voorwerp of meubelstuk (tastbaar) of een opslagmedium of een plek daarop (digitaal) waarin / waarop documenten worden bewaard.

Procesverwijzing

Een Procesverwijzing is het koppelstuk waarmee verschillende processen aan elkaar verbonden worden.

De Sensus proceselementen:

 Doel

Waarom is dit proces er? Wat voegt het toe? Voor wie doe ik het? In de doelomschrijving zit vaak het resultaat van het proces verscholen.

Uitleg: Het doel van het proces geeft aan waarom het proces plaatsvindt. Door het doel van het proces te relateren aan de organisatiedoelstellingen, borgen we de toegevoegde waarde van het proces.

Voorbeeld: Proces werving & selectie: zorgdragen voor de instroom van voldoende gekwalificeerd personeel, passend binnen de  personeelsbegroting van de organisatie.

 Klant / Leverancier

Klant: Voor wie wordt het product of de dienst voortgebracht (wie is de afnemer, de gebruiker)?

Leverancier: Wie is verantwoordelijk voor het voortbrengen van de dienst / het product en output?

Uitleg klant: In feite draait alles binnen het proces om de klant. Elke activiteit dient van toegevoegde waarde te zijn aan het resultaat dat de klant wenst.

Uitleg leverancier: Is degene die het resultaat levert, die verantwoordelijk is voor het eindproduct of dienst. Een klant kan ook een interne afnemer zijn, een interne klant. In dat geval is er sprake van ondersteunende processen die via een klant-leverancier relatie met elkaar geschakeld zijn.

Voorbeeld klant:

  • Bij een gemeente is dat vaak de burger
  • Bij een productiebedrijf is dat de afnemer van bijv. de stoel
  • Intern kan een afdelingsmanager klant zijn bij bijv. de afdeling HRM

Voorbeeld leverancier:

  • Afdelingshoofd Training & Consultancy
  • Teamleider softwareontwikkeling

 Input / Output

Input: Datgene wat, of de gebeurtenis die, het proces doet starten.

Output: Het resultaat (product of dienst) van het proces.

Uitleg: Input is iets dat getransformeerd, verbruikt, gebruikt of verwerkt wordt. Wat zorgt ervoor dat het proces wordt gestart (trigger)? Output is het tastbare product of dienst, welke wordt opgeleverd aan het einde van het proces. Soms dient de output van een bepaald proces als input voor een volgend proces.

Voorbeeld input: Telefoontje, aanvraag, alarm, klacht.

Voorbeeld output: Een product, zoals een stoel, een heftruck, etc. Of een dienst, zoals een verzekering, vergunning, levering uitzendkracht, etc.

 Kader

Alle randvoorwaarden, vereisten (normen), plannen en beleidsnota’s die bij de besturing van het proces een rol spelen.

Uitleg: Op veel processen is wet- en regelgeving of  zijn normen van toepassing. Deze spelen een rol bij de besturing en de inrichting van een proces. Daarnaast kan ook intern beleid of kunnen interne richtlijnen van invloed zijn op het proces.

Voorbeeld:

  • Kwaliteitscriteria
  • ISO normeringen
  • Verordeningen
  • Vergunningen

 Actoren

Wie is verantwoordelijk (eigenaar) voor het proces en welke mensen zijn betrokken bij het proces?

Uitleg: Mensen verrichten een deel van de activiteiten binnen een proces. Zij worden beschouwd als actoren met een bepaalde rol. De verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van die actoren is cruciaal voor een effectief en efficiënt procesverloop. De proceseigenaar is degene die verantwoordelijk is voor het optimaal inrichten, functioneren en bijstellen van de processen.

Voorbeeld: Iedere medewerker kan in principe betrokken zijn bij of verantwoordelijk zijn voor een proces. Bijv. Manager Customer Relations, Voorman Productie, Teamleider of Secretaresse.

 Risico en Maatregelen

Risico is de kans dat een gebeurtenis plaatsvindt, vermenigvuldigd met het gevolg van die gebeurtenis. Maatregelen zijn de stappen die je onderneemt om het risico te beheersen.

Uitleg: Processen kunnen risico’s met zich meebrengen. Bij het definieren van het proces moeten de risico’s die het proces kan veroorzaken in kaart gebracht worden. Verder moet er een inventarisatie gemaakt worden welke maatregelen er genomen kunnen worden om dat risico te beheersen.

Voorbeeld: Met elke lening die een bank verstrekt wordt een risico gelopen. Uiteraard calculeert de bank deze risico’s in: een bepaald percentage van de leningen is nu eenmaal risicovol. De kosten van deze risicovolle leningen worden geraamd en uiteindelijk weer verwerkt in de prijs van de lening: de rente.

 KPI

Prestatie indicatoren zijn meeteenheden zoals doorlooptijden, deadlines, minimaal behaalde resultaten, etc.

Uitleg: Een meetbare grootheid die informatie geeft over het functioneren van een bepaald proces en de mate waarin gestelde doelen worden bereikt. Iedere doelstelling dient te voldoen aan de SMART-criteria. SMART = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.

Voorbeeld:

  • De behandeling van een factuur inclusief goedkeuring mag niet meer dan 2 dagen duren. PI: doorlooptijd max. 2 dagen.
  • Het gemiddeld ziekteverzuim over het gehele jaar 2012 mag maximaal 3 % zijn. PI: verzuimpercentage < of gelijk aan 3%.

 Middelen

Middelen zijn de zaken (machines, huisvesting etc.) die nodig zijn om het proces te kunnen uitvoeren.

Uitleg: Welke middelen worden er gebruikt binnen het proces? Welke machines, documenten, software en overige faciliteiten (huisvesting, materieel) worden binnen de processen door actoren gebruikt om activiteiten mee te verrichten?

Voorbeeld:

  • Beschermende kleding
  • Specifieke machines of softwareapplicaties
  • Grondstoffen

Gerelateerde artikelen